Travailler en mode projet

Que veut dire travailler en mode projet ?

Le travail en mode projet correspond à la fois à une méthodologie de travail et à un mode de management dont l’objectif est de faire collaborer plusieurs personnes sur un projet commun :

• Méthodologie de travail : il permet de faire fonctionner une équipe de manière collaborative et transverse.
• Mode de management : il doit s’adapter à la transversalité des équipes.

Pourquoi travailler en mode projet ?

Les avantages du travail en mode projet

Comment faire collaborer le service communication et le service informatique sur la refonte du site Internet ? Comment réussir à concilier les besoins du service marketing et les contraintes de la logistique dans l’outil CRM ? Comment faire collaborer une start-up et une grande entreprise sur un projet innovant ? Vous l’aurez compris, à toutes ces questions, une réponse s’impose : par le travail en mode projet. Pourquoi ? Parce que le mode projet a justement pour objectif de faire travailler sur un même projet des profils et savoir-faire variés. Tout l’enjeu étant de créer le cadre permettant à ces différents profils de travailler conjointement vers un objectif commun.

Que le projet concerne 5 ou 20 personnes, qu’il dure quelques mois ou plusieurs années, le travail en mode projet permet de gagner en efficacité et en productivité. En cumulant les compétences de plusieurs équipes, ce mode de travail est souvent source de synergies nouvelles, d’innovation et de motivation.

Les inconvénients du travail en mode projet

Reposant essentiellement sur le travail en équipe, le succès du travail en « mode projet » ne peut être garanti que si l’entreprise se dote de moyens humains et matériels.

Avec une équipe « réduite » ou non qualifiée, le projet est voué à l’échec. De même, chacun des membres doit être en capacité de travailler à plusieurs pour éviter des dérives « humaines » : créer une compétitivité entre les membres de l’équipe ou encore faire émerger des « petits chefs ».

Côté besoins matériels, le travail collaboratif nécessite que l’entreprise se dote puis mette à disposition des outils facilitant les échanges et la mise en commun des informations (Slack ou Jira par exemple).  

Comment travailler en mode projet ?

Le succès de la méthode projet réside dans le suivi d’étapes. 

Un cahier des charges comme base du travail en mode projet

Pour garantir le succès du travail en mode projet, il est essentiel de définir :

• les objectifs à atteindre ;
• les moyens alloués ;
• les délais ;
• les ressources nécessaires, notamment humaines.

Ces éléments sont repris et détaillés dans le cahier des charges initial, document commun de référence pour l’ensemble des acteurs du projet.  

L’équipe-projet

Une fois ces éléments posés, il faudra constituer l’équipe projet, définir les tâches et attribuer les rôles et responsabilités de chacun en fonction des compétences.

La responsabilisation des collaborateurs constitue en effet l’un des facteurs de succès, au même titre que la coopération et la communication.   

Le chef de projet, acteur-clé du mode projet

Afin de faciliter la collaboration entre des équipes qui ne se connaissent pas forcément, un chef de projet est désigné pour manager une équipe projet. Son rôle : répartir les tâches, coordonner les différents intervenants, assurer la gestion de projet ainsi que le management d’équipe. En tant que pilote, le chef de projet sera également garant de la mise en œuvre du plan d’action et de son efficacité au travers d’outils de reporting.

Manager et communicant doté de très bonnes capacités d’organisation, le chef de projet est reconnu pour ses soft skills et son aptitude à fédérer.  

Les outils pour travailler en mode projet

La mise en place d’outils collaboratifs est indispensable pour assurer l’échange d’informations et la fluidité dans le suivi du projet. Par exemple : les outils de planification et de suivi de projet comme Gantt, les feuilles de temps, les dossiers et documents partagés via un Google Drive, les outils de gestion et d’attribution des tâches tel que Trello, les systèmes de communication instantanée comme Slack.

Si vous démarrez une mission gérée en mode projet, c’est le bon moment pour changer vos habitudes de travail et vous familiariser avec tous ces outils qui vous feront gagner en efficacité.