Tuto : la matrice Eisenhower pour améliorer sa productivité

Qu'est-ce que la méthode Eisenhower ?

Origine de la matrice d’Eisenhower

Ce nom vous dit quelque chose ? Oui, la matrice d’Eisenhower est bien en rapport avec celui qui fut président des Etats-Unis de 1953 à 1961. Et pour cause : Dwight D. Eisenhower, qui s’était illustré en tant que chef militaire avant de prendre la présidence des Etats-Unis, fait figure de référence pour la gestion des priorités.

C’est d’après cette phrase qu’il aurait prononcée qu’a été imaginée la matrice qui porte son nom. D’où sa présentation sous forme de tableau selon deux axes : un axe horizontal pour le critère d’urgence, et un axe vertical pour le critère d’importance.

Voici une matrice Eisenhower :

La matrice d’Eisenhower : définition et principe

La matrice d'Eisenhower est un tableau de priorisation des tâches qui constitue à la fois un outil de gestion des priorités, d’organisation du travail et d’aide à la prise de décision. A partir de la classification des tâches selon leur niveau d'urgence et d’importance, on obtient une matrice qui se présente sous forme d’un tableau à quatre cases.

En fonction de leur positionnement dans l’une ou l’autre des cases, ces tâches font l’objet d’un traitement différent :

• Les missions importantes et urgentes, mentionnées dans le quadrant 1, sont à prioriser, c’est-à-dire à réaliser soi-même dans des délais courts.
• Les missions importantes et non urgentes, listées dans le quadrant 2, sont à planifier ou à standardiser.
• Les missions non importantes mais urgentes, listées dans le quadrant 3, doivent être déléguées.
• Les missions non importantes et non urgentes, figurant dans le quadrant 4, peuvent la plupart du temps être abandonnées.

Après avoir dressé ce tableau, vous êtes donc en mesure d’établir une liste d’actions prioritaires.

Objectif : vous aider à vous concentrer sur les tâches essentielles qui relèvent de votre mission.

Avantages et inconvénients de la méthode Eisenhower

Les avantages de la matrice Eisenhower

Prioriser, planifier, déléguer, et savoir abandonner les tâches stériles : le tableau d’Eisenhower a pour objectif d’optimiser l’organisation et le temps de travail. Elle constitue un outil précieux si :

• vous vous sentez débordé
• si vous devez souvent travailler dans l’urgence
• si vous éprouvez des difficultés à déléguer
• et si vous commencez à perdre de vue vos objectifs stratégiques.

Les inconvénients de la matrice Eisenhower

La matrice peut paraître basique par cette catégorisation en 4 parties qui n’intègre aucune nuances. Elle peut aussi être critiquée en raison d’un traitement nécessairement subjectif.

Pourquoi utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Facile à comprendre, la matrice d'Eisenhower est à la fois synthétique et visuelle. Elle est particulièrement utile :

• aux managers confrontés à des questions d’organisation du travail, qu’il s’agisse de leur propre agenda ou de la répartition du travail dans les équipes;
• à n'importe quel collaborateur qui souhaite optimiser son temps de travail et sa productivité.

Dans quels cas le diagramme Eisenhower est-il approprié ?

« J’utilise la matrice d’Eisenhower avec des personnes soumises à une forte pression, liée à une forte charge mentale et à des délais de livraison très serrés, explique Sandrine Dupé-Kervinio, coach professionnelle en entreprise au sein de la société B4U. Cette situation est courante chez les créateurs d’entreprise : souvent seuls ou en effectif réduit, ils sont multi-tâches et croulent sous les sollicitations à longueur de journée : mail, téléphone, WhatsApp, Signal... Il est alors fréquent que la personne se concentre sur l’urgent et perde le fil de ce qui est important. C’est parfois le cas  des chefs d’entreprise de structure en hyper croissance, souvent sous-staffée. »

Horaires à rallonge, manque de sommeil, épuisement, difficulté à prendre du recul et frontière floue entre vie personnelle et vie professionnelle sont autant de signes caractéristiques d’un souci d’organisation du travail et de gestion du temps.

Faisant référence à la loi de Laborit, Sandrine Dupé-Kervinio souligne « qu’il est plus facile de répondre aux urgences que de se concentrer sur l’important, car les tâches importantes exigent un haut niveau de concentration. Gérer l’urgent est finalement une forme de déni : c’est une façon de se rassurer et de fuir l’important. »

La matrice Eisenhower : pour quels profils ?

Selon Sandrine Dupé-Kervinio, la méthode est particulièrement adaptée aux profils de dirigeants et d’ingénieurs, notamment pour sa dimension visuelle et synthétique.

Comme le précise la coach de la société B4U, « ce sont souvent des personnes isolées et des profils experts qui apprécient cette méthode. Je l’ai par exemple recommandée à un ingénieur qui travaille dans l’innovation aéronautique dans le cadre de la transition énergétique. Enjeu important, forte exposition médiatique sur le projet, niveau de pression élevé sur le plan technologique et concurrentiel ont entraîné une angoisse de performance chez ce collaborateur. La matrice d’Eisenhower lui a permis de prendre de la hauteur sur sa mission, de retrouver sens et motivation au quotidien, et de décider de repenser la répartition de son agenda sur les mois à venir. Lui aussi avait besoin de retrouver une écologie, une justesse dans la gestion de son énergie ! »

Comment bien utiliser la matrice d'Eisenhower ?

Intégrer la matrice d'Eisenhower dans son quotidien

Petite révolution dans l’organisation du travail au quotidien, l’utilisation de la méthode Eisenhower doit se penser en 4 étapes :

 1- Listez de façon précise l’ensemble des tâches qui vous sont attribuées. Notes, post-its, Trello, Google Drive : regroupez l’ensemble de vos tâches sur un seul et même document, sous forme de bullet points par exemple.

2- Positionnez ces tâches dans la matrice d’Eisenhower. Distinguer l’urgent de l’important n’est pas toujours aisé : posez-vous la question de savoir si une tâche est essentielle et stratégique pour bien accomplir votre mission. De même, apprenez à distinguer ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas.
Par exemple :

• Résoudre un conflit dans votre équipe ou organiser une réunion avec un prospect pour l’obtention d’un marché stratégique sont des missions importantes et urgentes.
• Effectuer votre veille concurrentielle, faire votre reporting d’activité ou organiser le prochain Team Building sont des tâches importantes mais non urgentes.
  

3- Traitez les tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance : c’est le moment de planifier votre travail, de déléguer certaines tâches et d’abandonner de mauvaises habitudes qui n’ont aucune valeur ajoutée pour l’atteinte de vos objectifs.

4- Entretenez votre matrice sur le long terme, pour ne pas retomber dans vos anciens travers. L’utilisation de la méthode Eisenhower doit ainsi être intégrée dans vos habitudes de travail.

Exemple : la matrice d’Eisenhower pour une mission de recrutement

Valable quels que soient votre métier, votre secteur d’activité et votre entreprise, la matrice d’Eisenhower s’applique à tout type de sujet.  problématique.

👉 Prenons l’exemple d’un responsable des ressources humaines. Chargé du recrutement, il doit embaucher son futur directeur marketing suite à une démission. Le recrutement devant s’effectuer dans les 3 mois pour assurer une période de transition avec le collaborateur démissionnaire, le degré d’urgence est assez élevé.

Ainsi, voici comment pourrait être répartie la liste des tâches pour cette mission de recrutement selon la matrice d’Eisenhower :

Logiciels et applications gratuites pour utiliser la matrice d'Eisenhower

Pour élaborer votre matrice online, vous avez la possibilité d'utiliser ces applications gratuites :

• Focus Matrix – Task Manager : possibilité d’associer des deadlines et des niveaux d’importance aux différentes tâches, suivi et reporting d’activité, listing des tâches archivées…

• Eisenhower Matrix : il s'agit d'une feuille de calcul Excel avec macro intégrées. Elle permet notamment de reprioriser les tâches en les déplaçant.

Modèle vierge de matrice Eisenhower à imprimer

Vous pouvez réaliser votre matrice en imprimant ce modèle de matrice Eisenhower prêt à remplir.