Comprendre et vérifier sa fiche de paie en 2023

Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?

La fiche de paie, que l’on peut également appeler bulletin de salaire ou bulletin de paie, est un document établi par un employeur à une personne salariée de son entreprise, quels que soient le montant et la nature de la rémunération, la forme, ou la validité du contrat. L’article L3243-2 du Code du travail précise que la fiche de paie est établie lors du paiement du salaire. Juridiquement, elle en est une pièce justificative.

La fiche de paie est remise en main propre, envoyée par voie postale ou par voie électronique. Sauf opposition du salarié, l’employeur peut remettre la fiche de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité (CPA). L'employeur ne peut exiger de formalités de signature ou d'émargement du salarié, sauf éventuellement sur un document attestant que le montant net mentionné correspond bien à la somme perçue.

Bon à savoir : l'employeur conserve un double des fiches de paie remis aux salariés pendant 5 ans. Il garantit aussi la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

À noter : l’employeur qui méconnaît les dispositions du Code du travail relatives à la fiche de paie peut être condamné au paiement d’une amende prévue pour les contraventions de la 3e classe. L’absence de toute fiche de paie peut également être constitutive du délit de travail dissimulé.

Pourquoi faut-il comprendre sa fiche de paie ?

Comprendre son bulletin de salaire est fondamental pour vérifier qu’il ne comporte pas d’erreur. En maîtrisant les rudiments de son contenu, vous pourrez chaque mois vérifier que la somme versée sur votre compte bancaire est la bonne.

Exemple pour mieux comprendre sa fiche de paie

Pour comprendre comment lire une fiche de paie, nous vous proposons l’exemple ci-dessous, qui correspond aux mentions obligatoires imposées en janvier 2022.

Quelles sont les mentions obligatoires de la fiche de paie ?

Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont précisées aux articles R3243-1 et suivants du Code du travail. Nous vous les décryptons.

La désignation de l’employeur

La fiche de paie doit contenir le nom et l'adresse de l'employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l'établissement dont dépend le salarié. Elle doit également faire mention du :

• Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi. C’est-à-dire le code APE ou le code NAF) ;
• Numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements. C’est-à-dire le numéro Siret.

La convention collective de rattachement

Le bulletin de salaire doit mentionner l'intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au Code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail doivent figurer dans la fiche de paie.

L’identité du salarié

La fiche de paie doit être nominative. Plusieurs mentions relatives au salarié doivent y figurer :

• Le nom du salarié ;
• L’emploi qu’il occupe ;
• Sa position dans la convention collective applicable : niveau ou coefficient hiérarchique attribué.

La période considérée et le nombre d'heures de travail effectué

Doivent également être présentes dans la fiche de paie, les informations relatives à la période pour laquelle un salaire est versé. Il s’agit :

• De la période considérée : le plus souvent entre le 1er et le dernier jour du mois ;
• Du nombre d’heures travaillées dans la période considérée et du taux horaire. Si le salarié est cadre au forfait jours ou heures, la nature et le volume du forfait ;
• Du nombre d’heures supplémentaires ou complémentaires le cas échéant, avec le taux de majoration appliqué.

La nature et le montant des accessoires de salaire

Les accessoires de salaire sont les primes, avantages en nature, frais professionnels ou indemnités diverses versés par l’employeur en plus du salaire de base. S’ils sont soumis aux cotisations salariales ou patronales, leur nature et leur montant doivent être mentionnés dans la fiche de paie.

Le montant de la rémunération brute

La rémunération brute du salarié doit être précisée dans le bulletin de salaire. Il s’agit du salaire avant toute déduction de cotisations et de contributions salariales.

Les sommes retenues et ajoutées

Deux mentions distinctes doivent figurer dans la fiche de paie relatives aux sommes retenues et ajoutées :

• Le montant brut et l'assiette des cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge de l'employeur et du salarié. Pour les cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge du salarié, leurs taux doivent également être mentionnés.
• La nature et le montant des versements et retenues autres que les cotisations et les contributions sociales. Par exemple, la prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels.

Le prélèvement à la source

La fiche de paie doit mentionner la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source. Autrement appelée, le net à payer avant impôt :

Net à payer avant impôt = salaire brut – cotisations et contributions sociales

L'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source doivent être aussi inscrits sur le bulletin de paie.

Montant impôt sur le revenu = net à payer avant impôt x taux de prélèvement à la source

Doit également être mentionné le montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.

Le cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source, des montants du salaire net imposable et des montants des heures supplémentaires et complémentaires doivent être précisés.

Attention ! Le salaire net à payer avant impôt n'est pas le salaire net imposable. Le salaire net avant impôt est le salaire brut déduit de toutes les cotisations et contributions sociales. Il suffit d'en déduire l'impôt prélevé pour obtenir le salaire net à payer. Le salaire net imposable, quant à lui, est plus élevé : en effet, il s'agit du salaire brut déduit des cotisations sociales, mais pas d'une partie de la CSG et de la CRDS, qui sont imposables. Ce montant, plus élevé que le salaire net avant impôt, sert d'assiette pour le calcul de l'impôt sur le revenu.

A lire aussi : Comprendre et calculer la différence entre le salaire brut et le salaire net

Bon à savoir : les mentions Net à payer avant impôt sur le revenu, Net à payer au salarié et Montant net social, ainsi que les valeurs associées doivent être affichées dans une police dont le corps de caractère est au moins égal à 1,5 fois celui utilisé pour les autres lignes de la fiche de paie.

Le montant de la rémunération nette

Jusqu'en juillet 2023, le montant net précis versé au salarié doit figurer dans la fiche de paie.

Net à payer = net à payer avant impôt – impôt sur le revenu

A compter de juillet 2023, il devient progressivement obligatoire de faire figurer sur le bulletin de salaire le montant net social. Ce montant est légèrement différent du salaire net à payer : il s'agit du montant à déclarer aux différents organismes sociaux (Caf et MSA notamment) pour obtenir des prestations sociales telles que le RSA et la prime d'activité. Il se calcule à partir de la somme de toutes les rémunérations brutes issues du travail et de remplacement, auxquelles sont soustraites tous les prélèvements sociaux payés. Notre article sur le montant net social vous explique tout ce qu'il y a à savoir sur le sujet.

La date de versement du salaire

L’employeur doit faire figurer la date de paiement du salaire net.

Les dates de congés payés

Si des congés payés sont pris sur la période considérée par la fiche de paie, ils doivent être mentionnés. Les dates de congés, ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés correspondantes, doivent être reportés. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article Comment lire ses congés sur sa fiche de paie ?

Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales

Doivent figurer dans la fiche de paie :

• Le montant des cotisations sociales suivantes :
  - Santé
  - Accidents du travail et maladies professionnelles
  - Retraite
  - Famille
  - Chômage ;
• Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
• Le montant total versé par l'employeur ;
• Le montant gagné par le salarié lié à la suppression des cotisations chômage et maladie.

Le salarié en activité partielle

En cas d'activité partielle du salarié, la fiche de paie doit mentionner :

• Le nombre d'heures indemnisées ;
• Le taux appliqué pour le calcul de l'indemnité horaire ;
• Les sommes versées au salarié au titre de la période considérée.

Mention informative

La fiche de paie doit comporter la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail https://www.service-public.fr/. Il est recommandé d'indiquer le portail www.mesdroitssociaux.gouv.fr, qui permettra à partir de 2024 de consulter le montant cumulé du montant net social de sa rémunération. Cette mention n'est toutefois pas obligatoire.

Conservation de la fiche de paie

Le bulletin de paie comporte en caractères apparents une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée.

Quelles sont les mentions facultatives de la fiche de paie ?

L’employeur peut parfaitement personnaliser la fiche de paie remise au salarié, dès lors que les mentions obligatoires y figurent et que celles interdites n’y figurent pas. Par exemple, l’employeur peut décider d’inscrire sur le bulletin de salaire la date d’entrée du salarié dans l’entreprise.

Quelles sont les mentions interdites du bulletin de salaire ?

Il est interdit de faire mention sur le bulletin de paie de l'exercice du droit de grève ou de l'activité de représentation des salariés. La nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie qui a le même régime juridique que celui-ci et que l'employeur établit et fournit au salarié.

La fiche de paie est-elle soumise à des règles de forme ?

La loi n’impose pas à l’employeur de respecter des règles de formes précises. La présentation de la fiche de paie peut être différente d’une entreprise à une autre.

Que faire en cas d’erreur sur sa fiche de paie ?

À la lecture de votre fiche de paie, si vous constatez une erreur de montant, vous pouvez contester le montant versé pendant 3 ans à compter de sa remise. Il est également possible de contester la réalité d’un paiement. On parle alors d’action en paiement. Ces contestations peuvent se faire même après avoir accepté la fiche de paie. De la même façon, l'employeur peut demander le remboursement d'une rémunération versée par erreur.

Nous vous conseillons dans un premier temps d’informer votre employeur de l’erreur et de voir avec lui comment la régler à l’amiable. Si ce dernier ne donne pas suite à votre demande, ou s’il refuse d’y faire droit, vous pouvez saisir le Conseil de prud’hommes.