- Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?
- Pourquoi faut-il comprendre sa fiche de paie ?
- Exemple pour mieux comprendre sa fiche de paie
- Quelles sont les mentions obligatoires de la fiche de paie ?
- Quelles sont les mentions facultatives de la fiche de paie ?
- Quelles sont les mentions interdites du bulletin de salaire ?
- La fiche de paie est-elle soumise à des règles de forme ?
- Que faire en cas d’erreur sur sa fiche de paie ?
Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?
La fiche de paie, que l’on peut également appeler bulletin de salaire ou bulletin de paie, est un document établi par un employeur à une personne salariée de son entreprise, quels que soient le montant et la nature de la rémunération, la forme, ou la validité du contrat.
L’article L3243-2 du Code du travail précise que la fiche de paie est établie lors du paiement du salaire. Juridiquement, elle en est une pièce justificative.
La fiche de paie est remise en main propre, envoyée par voie postale ou par voie électronique. Sauf opposition du salarié, l’employeur peut remettre la fiche de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité (CPA).
Bon à savoir : l'employeur conserve un double des fiches de paie remis aux salariés pendant 5 ans. Il garantit aussi la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
À noter : l’employeur qui méconnaît les dispositions du Code du travail relatives à la fiche de paie peut être condamné au paiement d’une amende prévue pour les contraventions de la 3e classe. L’absence de toute fiche de paie peut également être constitutive du délit de travail dissimulé.
Pourquoi faut-il comprendre sa fiche de paie ?
Comprendre sa fiche de paie est fondamental pour vérifier qu’elle ne comporte pas d’erreur.
En maîtrisant les rudiments de son contenu, vous pourrez chaque mois vérifier que la somme versée sur votre compte bancaire est la bonne.
Exemple pour mieux comprendre sa fiche de paie
Pour mieux comprendre une fiche de paie, nous vous proposons l’exemple ci-dessous, à jour des dernières mentions obligatoires imposées en janvier 2022.
Quelles sont les mentions obligatoires de la fiche de paie ?
Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont précisées aux articles R3243-1 et suivants du Code du travail. Nous vous les décryptons.
La désignation de l’employeur
La fiche de paie doit contenir le nom et l'adresse de l'employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l'établissement dont dépend le salarié.
Elle doit également faire mention du :
- Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi. C’est-à-dire le code APE ou le code NAF).
- Numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements. C’est-à-dire le numéro Siret.
La convention collective de rattachement
L'intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au Code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail doivent figurer dans la fiche de paie.
L’identité du salarié
La fiche de paie doit être nominative. Plusieurs mentions relatives au salarié doivent y figurer :
- Le nom du salarié.
- L’emploi qu’il occupe.
- Sa position dans la convention collective applicable : niveau ou coefficient hiérarchique attribué.
La période considérée et le nombre d'heures de travail effectué
Doivent également être présentes dans la fiche de paie, les informations relatives à la période pour laquelle un salaire est versé. Il s’agit :
- De la période considérée : le plus souvent entre le 1er et le dernier jour du mois.
- Du nombre d’heures travaillées dans la période considérée. Si le salarié est cadre au forfait jours ou heures, la nature et le volume du forfait.
- Du nombre d’heures supplémentaires ou complémentaires le cas échéant, avec le taux de majoration appliqué.
La nature et le montant des accessoires de salaire
Les accessoires de salaire sont les primes, avantages en nature, frais professionnels ou indemnités diverses versés par l’employeur en plus du salaire de base.
S’ils sont soumis aux cotisations salariales ou patronales, leur nature et leur montant doivent être mentionnés dans la fiche de paie.
Le montant de la rémunération brute
La rémunération brute du salarié doit être précisée dans le bulletin de salaire. Il s’agit du salaire avant toute déduction de cotisations et de contributions salariales.
Les sommes retenues et ajoutées
Deux mentions distinctes doivent figurer dans la fiche de paie relatives aux sommes retenues et ajoutées :
- Le montant brut et l'assiette des cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge de l'employeur et du salarié. Pour les cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge du salarié, leurs taux doivent également être mentionnés.
- La nature et le montant des versements et retenues autres que les cotisations et les contributions sociales. Par exemple, la prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels.
Le prélèvement à la source
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La fiche de paie doit mentionner la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source. Autrement appelée, le net à payer avant impôt (ou net imposable) :
Net à payer avant impôt = salaire brut – cotisations et contributions sociales
L'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source doivent être aussi inscrits sur le bulletin de paie.
Montant impôt sur le revenu = net à payer avant impôt x taux de prélèvement à la source
Doit également être mentionné, le montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.
Le cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source, des montants du salaire net imposable et des montants des heures supplémentaires et complémentaires doivent être précisés.
Bon à savoir : les mentions Net à payer avant impôt sur le revenu et net à payer au salarié, ainsi que les valeurs associées doivent être affichées dans une police dont le corps de caractère est au moins égal à 1,5 fois celui utilisé pour les autres lignes de la fiche de paie.
Le montant de la rémunération nette
Le montant net précis versé au salarié doit figurer dans la fiche de paie.
Net à payer = net à payer avant impôt – impôt sur le revenu
La date de versement du salaire
L’employeur doit faire figurer la date de paiement du salaire net.
Les dates de congés payés
Si des congés payés sont pris sur la période considérée par la fiche de paie, ils doivent être mentionnés. Les dates de congés, ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés correspondantes, doivent être reportés.
Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article Comment lire ses congés sur sa fiche de paie ?
Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
Doivent figurer dans la fiche de paie :
- Le montant des cotisations sociales suivantes :
- santé ;
- accidents du travail et maladies professionnelles ;
- retraite ;
- famille ;
-chômage. - Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales.
- Le montant total versé par l'employeur.
- Le montant gagné par le salarié lié à la suppression des cotisations chômage et maladie.
Le salarié en activité partielle
En cas d'activité partielle du salarié, la fiche de paie doit mentionner :
- Le nombre d'heures indemnisées.
- Le taux appliqué pour le calcul de l'indemnité horaire.
- Les sommes versées au salarié au titre de la période considérée.
Mention informative
La fiche de paie doit comporter la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail https://www.service-public.fr/
Conservation de la fiche de paie
Le bulletin de paie comporte en caractères apparents une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée.
Quelles sont les mentions facultatives de la fiche de paie ?
L’employeur peut parfaitement personnaliser la fiche de paie remise au salarié, dès lors que les mentions obligatoires y figurent et que celles interdites n’y figurent pas.
Par exemple, l’employeur peut décider d’inscrire sur le bulletin de salaire la date d’entrée du salarié dans l’entreprise.
Quelles sont les mentions interdites du bulletin de salaire ?
Il est interdit de faire mention sur le bulletin de paie de l'exercice du droit de grève ou de l'activité de représentation des salariés.
La nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie qui a le même régime juridique que celui-ci et que l'employeur établit et fournit au salarié.
La fiche de paie est-elle soumise à des règles de forme ?
La loi n’impose pas à l’employeur de respecter des règles de formes précises. La présentation de la fiche de paie peut être différente d’une entreprise à une autre.
Que faire en cas d’erreur sur sa fiche de paie ?
À la lecture de votre fiche de paie, si vous constatez une erreur de montant, vous pouvez contester le montant versé pendant 3 ans à compter de sa remise. Il est également possible de contester la réalité d’un paiement. On parle alors d’action en paiement.
Nous vous conseillons dans un premier temps d’informer votre employeur de l’erreur et de voir avec lui comment la régler à l’amiable.
Si ce dernier ne donne pas suite à votre demande, ou s’il refuse d’y faire droit, vous pouvez saisir le Conseil de prud’hommes.
