Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?

Publié le 06 février 2019 Mis à jour le 30 janvier 2020 Mathilde Hardy

À l’approche de la période de fin ou de début d’année, de nombreuses entreprises obligent les managers à convoquer les membres de leur équipe à un entretien individuel. Un certain nombre de textes encadre la pratique de l’entretien individuel pour éviter toute dérive et garantir le respect des droits de chacun des salariés. Est-il obligatoire ? Quels sujets peuvent y être abordés ? Plus globalement, qu’est-ce qu’un entretien individuel ? Notre article vous informe.
Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?

La définition de l’entretien individuel

L'entretien individuel est un rendez-vous annuel entre un manager et un salarié. Il permet à l'employeur d'apprécier les compétences nouvellement acquises par ce dernier, mais aussi d'évaluer l'atteinte ou non des objectifs qui lui ont été fixés.

L’entretien individuel a pour objectif d’apprécier les aptitudes professionnelles du salarié

Conformément aux articles L1222-1 à L1222-5 du Code du travail, l’employeur est tenu d’utiliser des méthodes d’évaluation objectives, transparentes et non-discriminatoires pour ses salariés : « Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d'évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie ». Concrètement, il s’agit pour l’employeur d’apprécier les compétences développées par le salarié au cours de l’année mais aussi la réalisation des objectifs qui lui ont été fixés. A contrario, il n’est pas possible pour un employeur d’interroger un salarié sur sa vie privée (état de santé, situation maritale, projet d’enfant…).

L’employeur doit prévenir les salariés en amont de l’existence d’un entretien individuel.

Les données personnelles peuvent être collectées dans le cadre de l’évaluation. Si elles sont enregistrées dans un fichier informatique, elles sont protégées dans le cadre du Règlement général de protection des données (RGPD).

À noter : un salarié ne peut pas refuser de participer à un entretien individuel si sa direction l’a prévenu en avance. Un refus peut être apparenté à une insubordination, constitutive d’un licenciement disciplinaire.

L’entretien individuel doit loger tous les salariés à la même enseigne

Si l'employeur décide de mettre en place un système d'évaluation, celui-ci doit concerner l'ensemble des salariés de l'entreprise (Cass. ch. soc., 29 janv. 2008, n° 06-42066). Autrement dit, vous avez le droit de demander à ce que vos collègues soient évalués avec le même traitement que vous, si ce n’est déjà le cas.

L’entretien est individuel

L’exercice de l’entretien annuel d’évaluation doit se dérouler en tête-à-tête avec son N+1 ou N+2, dans un lieu permettant la pleine confidentialité. Le salarié n’est donc pas autorisé à être assisté le jour-J par un représentant du personnel ou un quelconque tiers.

Mener un entretien annuel (7 trucs pour bien préparer l'entretien annuel de vos collaborateurs) n’est pas chose aisée, c’est pourquoi il doit être sérieusement préparé par le manager. De même, il est fortement recommandé que le salarié prépare aussi son entretien annuel.

L’entretien individuel n’est pas forcément écrit

Le déroulé de l’entretien est à l’appréciation de l’employeur, sauf précisions de la convention collective. Une grille d’appréciation peut servir de support. Un compte-rendu écrit peut être remis au salarié à l’issue de l’entretien mais ce n’est pas obligatoire, sauf là encore si la convention collective apporte des précisions sur ce cadre. Dans tous les cas, le salarié n’est pas obligé de signer de document écrit remis en cours d’entretien.

Bon à savoir : plusieurs termes sont utilisés par les entreprises. Vous pouvez entendre « entretien annuel obligatoire », mais aussi « entretien d’évolution », « entretien annuel », « entretien annuel d’évaluation ».

Quelle est la fréquence de l’entretien individuel ?

Le Code du travail ne règlementant pas l’entretien individuel, le service des ressources humaines de l’entreprise est libre de choisir à quelle fréquence et quand dans l’année il aura lieu. Par exemple, tous les ans en début d’année, tous les deux ans, ou encore tous les trimestres.

L’entretien individuel est-il obligatoire ?

La loi n'impose pas à l'employeur d'évaluer ses salariés. L’entretien individuel ne constitue en aucun cas une obligation légale - contrairement à l’entretien professionnel imposé par le Code du travail tous les deux ans, dans le but de discuter des perspectives d’évolution de carrière des salariés en termes de formation. 

L’évaluation d’un salarié dans l’entreprise est un dispositif facultatif qui peut prendre la forme d’un entretien individuel mais aussi d’un système de notation ou d’une répartition des salariés en différentes catégories. L’évaluation peut néanmoins être imposée à l’employeur par la convention collective. Il doit alors respecter les dispositions prévues : périodicité, contenu des entretiens...

Quelles sont les conséquences de l’entretien individuel ?

Les conséquences de la bonne évaluation

À quoi sert l’entretien individuel ? Le droit du travail n’encadre pas les conséquences de l’entretien individuel. En fonction des entreprises, une bonne évaluation peut déboucher sur une promotion, une augmentation, une formation ou encore une prime.

Les conséquences de la mauvaise évaluation

De mauvaises évaluations ne permettent pas à l’employeur de baisser unilatéralement la rémunération du salarié ni de le rétrograder. Une telle décision constitue une modification du contrat de travail pour motif personnel et nécessite votre accord écrit.

De même, vous ne pouvez pas faire l’objet d’une procédure de licenciement à l’issue d’un entretien individuel, même si celui-ci se passe mal. Il peut néanmoins constituer un élément parmi d’autres pouvant justifier un licenciement pour insuffisance professionnelle.

À noter : il existe plusieurs méthode d'évaluation des salariés d'une entreprise. L'entretien « classique » dans lequel le supérieur hiérarchique direct évalue un membre de son équipe, mais également l'entretien 360° dans lequel plusieurs personnes amenées à travailler avec le salarié l'évalue.

De quoi parler pendant un entretien individuel ?

Les sujets à aborder impérativement pendant l'entretien individuel

Les sujets abordés pendant l’entretien individuel doivent être en lien direct avec la mission et les activités du collaborateur. C'est pour cette raison que dans la majorité des entreprises, vous trouvez des thèmes incontournables comme :

  • l'évaluation des objectifs de l'année passée ;
  • la définition des objectifs pour l'année à venir ;
  • l'appréciation des compétences ;
  • un point sur les formations suivies ;
  • la prise en compte des nouvelles demandes ;
  • les souhaits de mobilité.

Au-delà d'être un outil de management, c'est un outil de gestion des ressources humaines qui permet de formaliser les demandes de formation, les souhaits d'évolution et de mobilité interne.

Les sujets à éviter

Pendant l’entretien individuel, vous devez absolument fuir tous les sujets qui entraînent un jugement de valeur sur un collègue ou un manager ou de manière générale tous les sujets qui fâchent en entreprise : la politique, la religion ou encore la vie privée.

Pour un entretien annuel d’évaluation réussi, les clés du succès sont à découvrir dans notre article consacré à ce sujet.

Mathilde Hardy
Mathilde Hardy

Après l'obtention du diplôme d'avocat, je me suis tournée vers l’édition et la production de contenus print et web pour différents Médias. Je suis aujourd'hui en charge de la rubrique Conseils du site Cadremploi. À ce titre, je rédige des articles afin d'accompagner les candidats à l'embauche et leur permettre de décrocher l'emploi de leurs rêves. J'informe également les cadres sur tout ce qui touche de près ou de loin au monde du travail.

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