Que sont les frais professionnels ?

Qu’entend-on par frais professionnels ?

Les frais professionnels correspondent aux dépenses réalisées par un salarié dans l’exercice de ses fonctions.

La définition des frais professionnels

Les frais professionnels sont toutes les dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son travail, dans l’intérêt de l’entreprise.

Le Code du travail ne donne aucune définition des frais professionnels. C’est la jurisprudence qui s’est attelée à cette tâche. D’après une position constante, la Cour de cassation a régulièrement affirmé que les frais professionnels sont les dépenses exposées par le salarié et inhérentes à son emploi.

Par exemple,

Cour de cassation, chambre sociale, 9 janvier 2001, n°98-44.833 : « Les frais que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur, doivent être remboursés sans qu'ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui est due ».

Cour de cassation, chambre sociale, 25 février 1998, n°95-44096 : « il est de principe que les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés sans qu'ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due ».

Des exemples de frais professionnels

Que sont concrètement les dépenses qui peuvent être effectuées par un salarié, dans l’intérêt de l’entreprise, et pour l’accomplissement de ses missions ?

Il peut s’agir notamment :

• des frais de repas ;
• des frais de déplacement professionnel (hébergement, repas et transport) ;
• des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail ;
• des frais de mobilité professionnelle ;
• des frais d’habillage pour certains métiers.

Cette liste n’est pas limitative.

Les frais de télétravail sont-ils des frais professionnels ?

Difficile de répondre à cette question car un certain flou existe…

Depuis l'ordonnance du 22 septembre 2017, l'employeur n'a plus l'obligation légale de prendre à sa charge les frais professionnels du salarié en télétravail.

Néanmoins, l’Urssaf met à disposition des employeurs un tableau des frais engagés par le salarié en télétravail. Elle précise qu’en règle générale, l’employeur est chargé de fournir, d’installer et d’entretenir les équipements nécessaires au télétravail. Pour elle, les frais générés par le télétravail sont réputés être des dépenses inhérentes à l'emploi, qui peuvent être exclues de l'assiette des cotisations sous réserve de justificatifs des dépenses réelles. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article Reconfinement : l'employeur doit-il verser une indemnité pour le télétravail ?

Les vêtements de travail sont-ils des frais professionnels ?

Les dépenses vestimentaires sont personnelles et ne sont pas considérées comme des frais professionnels. Sauf à démontrer qu’il s’agit d’uniformes ou de vêtements de sécurité (chaussures de sécurité, blouse de laboratoire, bleus de travail, vêtements de chantier…).

Le remboursement des frais professionnels

Les frais professionnels peuvent être totalement avancés par le salarié, ou alors anticipés par l’employeur. Dans les deux hypothèses, ils doivent être remboursés par l’entreprise.

Que dit le Code du travail ?

Si le Code du travail est également muet quant à la définition des frais professionnels, il en est de même concernant leurs remboursements au salarié. Ce sont encore les tribunaux qui ont précisé que ces frais sont remboursés par l’employeur au salarié. Ils ne doivent pas être déduits de votre salaire, mais doivent bien être pris en charge par l’entreprise.

Qui doit rembourser les frais professionnels engagés par le salarié ?

Votre employeur doit vous rembourser vos frais professionnels.

Cette règle ne s'applique pas, en revanche, si, dans votre contrat de travail, votre employeur précise que ces frais sont à votre charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire. En l’absence de dispositions spécifiques à ce sujet, le remboursement des frais s’effectue au réel.

Bon à savoir : une clause dans le contrat de travail qui prévoit que l’employeur ne rembourse pas les frais professionnels, et que ces derniers sont à votre charge est réputée non écrite (c’est-à-dire qu’elle est illégale). Pour un exemple, Cass. soc., 27 mars 2019, n° 17-31.116.

Comment se faire rembourser ses frais professionnels ?

Il existe 2 modalités de remboursement des frais professionnels :

• Sur la base de dépenses réelles engagées, sur justificatifs. L’employeur verse au salarié la somme exactement dépensée, sur présentation d’une facture. Dans certains cas, cette forme de remboursement est obligatoire : le remboursement des frais professionnels s’effectue obligatoirement sur la base des dépenses réellement engagées : par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail, par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication, en cas de déménagement suite à une mobilité professionnelle, par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger, ou encore par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements et collectivités d’Outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.
• Sur la base d’un versement d’allocations forfaitaires. L’employeur verse au salarié une prime correspondant à un montant évalué en amont (dans le contrat de travail ou la convention collective par exemple). Aucun justificatif n’est alors demandé pour être indemnisé des frais professionnels. Le versement de la prime est automatique. Il peut s’agir : des frais de repas, des frais kilométriques ou encore d’hébergement dans le cadre d’une mutation professionnelle.

Dans quel délai le salarié doit-il fournir ses justificatifs de paiement à l’employeur ?

Lorsque les frais professionnels sont remboursés par l’employeur au réel, c’est-à-dire sur la base de justificatifs, le salarié dispose au maximum de 3 ans pour remettre les justificatifs de paiement. Sauf, si des délais plus courts sont prévus dans l’entreprise.

Les frais professionnels sont-ils imposables ?

Que votre employeur rembourse vos frais professionnels au réel ou par forfait, comme contribuable, vous devrez faire un choix fiscal lorsque vous remplirez votre déclaration d’impôt : opter pour les frais réels ou opter pour la déduction forfaitaire de 10 %.

Abattement (déduction) forfaitaire de 10 %

Vous devez intégrer à vos salaires les indemnités forfaitaires ou les remboursements sur justificatifs versés par votre employeur. Ces sommes sont à reporter dans votre déclaration fiscale.

Par principe, l’administration fiscale applique automatiquement, avant calcul de l’impôt, une déduction forfaitaire de 10 % sur les revenus déclarés par le contribuable sur sa déclaration d’impôt sur le revenu.

En 2020, la déduction est au moins de 441 € pour chaque membre du foyer fiscal. Son maximum est de 12 627 € pour chaque membre du foyer.

Toutefois, vous avez le choix. Il vous est possible de refuser cet abattement forfaitaire pour opter pour la déduction des frais réellement supportés par le contribuable notamment lorsque la valeur des frais professionnels excède le montant de la déduction forfaitaire de 10 %.

Déduction des frais réels

Si vous estimez que la déduction de 10 % ne couvre pas vos frais, vous pouvez choisir de déduire vos frais professionnels pour leur montant réel. Vous devez alors être en mesure de fournir les justificatifs des frais engagés pendant les 3 ans qui suivent la date à laquelle la charge a été supportée.

De plus, pour être déductibles du revenu brut imposable, les dépenses :

• doivent être indispensables à l’exercice de la profession ;
• doivent être réelles et sérieuses ;
• doivent être supportées au cours de la même année que la perception des revenus auxquels les frais sont inhérents.

Les frais professionnels sont-ils soumis à cotisations sociales pour les entreprises ?

Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale. Ils sont aussi exclus de la base CSG-CRDS :

• Lorsque les frais professionnels sont remboursés au réel, ils sont intégralement exclus de la base de calcul des cotisations sans aucune limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.
• Lorsque les frais professionnels sont remboursés par un forfait, ils sont exonérés de cotisations sociales selon un barème revalorisé chaque année.

L’Urssaf propose les taux et barèmes pour l’année 2020. Au-delà des seuils déterminés dans ces tableaux, les sommes versées sont réintégrées dans l'assiette des cotisations sociales. Par exemple,

• Les tickets-restaurant : pour être exonérée des cotisations de Sécurité sociale, la contribution patronale au financement des titres-restaurant doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre. L’exonération maximale de la participation patronale est de 5,55 €.
• Les frais engagés dans le cadre d’une mobilité professionnelle : pour les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif pour une durée ne pouvant excéder 9 mois, la limite du forfait est de 75,60 €.