Patron, la note (de frais) s'il vous plaît !

Publié le 07 juin 2010 Tiphaine Réto

Un taxi pour se rendre à ce rendez-vous urgent à l'autre bout de la ville ou un restaurant chic pour impressionner ce client un peu guindé... Les notes de frais font partie de la vie du cadre. Mais quelles sont les obligations de vos employeurs en la matière ?

Les notes de frais ne sont pas seulement ces petits bouts de papiers qui s'entassent dans le portefeuille de bien des cadres. « Les frais professionnels répondent à une définition précise : ce sont tous les frais engagés dans le cadre d'une activité professionnelle dans l'intérêt de l'employeur », explique Eric Rocheblave, avocat au barreau de Montpellier, spécialisé en droit social. L'entreprise a obligation de vous les rembourser sans délai limite, sur justificatif de votre part.

Zones d'ombre

Reste que la « note de frais » est source de bien des questionnements. « La façon dont le salarié engage ses frais est une zone d'ombre, remarque Stanislas Bertheloot, directeur marketing de KDS. Le remboursement d'un repas avec un client, par exemple : entre un déjeuner au caviar ou un sandwich au bistrot du coin, il y a une marge à laquelle l'employeur peut être sensible. » Sans parler des connexions internet utilisées dans un hôtel pendant un congrès : ont-elle servi pour le travail ou pour échanger les nouvelles avec le petit dernier ? Les entreprises choisissent donc aujourd'hui de plus en plus des parades à la note de frais sur justificatif. Les avances forfaitaires ou la carte de l'entreprise plafonnée à un certain montant prennent lentement du galon dans les grands groupes.

Une véritable corvée

Mais la note de frais n'est pas morte. Souvent au grand dam du cadre lui-même. Selon une étude réalisée en 2008 par KDS, leader européen des solutions de gestion des déplacements professionnels en ligne, 69 % des salariés français l'envisagent comme une corvée. 15 % des sondés de trois pays (France, Grande Bretagne et Etats-Unis) y passent au moins une heure... parfois prise sur leur temps de pause. Et ils sont près de 20 % en France à attendre plus d'un mois leur remboursement.

10 à 50 euros de perdus

« Si le délais est trop long ou si l'employeur refuse de payer, le salarié peut aller devant les prudhommes, note Eric Rocheblave. Mais il faudra là encore présenter tous les justificatifs des frais engagés. » Résultat : la note de frais passe régulièrement à la trappe, par négligence ou par ras-le-bol. « Les montants perdus varient entre 10 et 50 euros, reprend Stanislas Bertheloot. Ce n'est pas énorme, mais c'est la preuve d'un dysfonctionnement. »

Des tricheries pour pallier

Pour pallier ces pertes d'argent et de temps, les tricheries ne sont pas rares. Toujours selon KDS, en France, 18 % des sondés avouaient avoir déjà gonflé leur facture. 49 % déclaraient savoir comment le faire : une même note de restaurant utilisé par deux salariés, des kilométrages de voiture surévalués ou un livre d'art acheté soi-disant pour un client et qui servira à l'anniversaire de belle-maman... « Si l'employeur s'aperçoit d'une fraude, il peut se retourner vers les Prud'hommes », prévient Eric Rocheblave. Licenciement et poursuite pour vol peuvent suivre la découverte du pot-au-rose. D'une manière générale, néanmoins, l'employeur s'en tient au blâme. « De toutes façons, les tricheries ne dépassent pas en moyenne les 10 euros », tempère Stanislas Bertheloot, de KDS.

Tiphaine Réto
Tiphaine Réto

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