Fiche de paie perdue, que faire ?

Séverine Dégallaix

Vos fiches de salaire peuvent vous servir pour de nombreuses démarches administratives, il est donc important de les conserver. Mais pas de panique si vous venez à les perdre : il vous reste plusieurs options pour les retrouver, ou les substituer avec d’autres justificatifs. Alors, que faire en cas de perte de votre fiche de paie ? Cadremploi vous répond et vous propose gratuitement un modèle de lettre à télécharger en PDF afin de récupérer le précieux duplicata.
Fiche de paie perdue, que faire ?

Pourquoi faut-il garder les fiches de paie ?

La fiche de paie, aussi appelée fiche de salaire, bulletin de salaire ou de paie, doit impérativement être conservée par le salarié, pour plusieurs raisons :

  • Elle vous permet de prouver l’existence de votre relation de travail.
  • Elle vous permet de faire valoir vos droits au chômage.
  • Elle vous permet de calculer vos droits à la retraite, ce qui explique que vous deviez les garder jusqu’à liquidation de la retraite.
  • Elle vous permet d’obtenir un prêt bancaire.
  • Elle peut être réclamée par une agence immobilière pour vérifier vos revenus dans le cadre d’une location.
  • Elle peut être demandée par les impôts afin de vérifier la déclaration de vos revenus.

Il est donc indispensable de conserver vos fiches de paie à vie.  

Demander un duplicata à l’employeur en cas de perte de la fiche de paie

Légalement, tout employeur doit avoir une copie (un duplicata) des fiches de paie de ses salariés. L’article L3243-4 du Code du travail précise en effet que « l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans ».  

L’entreprise doit donc conserver un double des bulletins de salaire « papiers » pendant au moins 5 ans. Dans l’hypothèse d’un bulletin de paie dématérialisé, ce dernier doit également être stocké par l’employeur dans une base de données. 

Si les documents que vous cherchez ont moins de 5 ans, vous pouvez donc adresser votre demande à votre employeur ou ancien employeur (par LRAR, lettre simple, ou même par mail).  

Rien n’oblige légalement votre employeur à répondre favorablement à votre demande de duplicata de la fiche de paie.  

Bon à savoir : si les fiches de paie recherchées ont plus de 5 ans, votre employeur ou ancien employeur peut vous fournir une attestation précisant que vous avez bien travaillé pour lui pendant la période en question. 

Demander une copie de la fiche de paie perdue à la caisse de retraite

Il se peut que votre employeur refuse de vous fournir vos fiches de paie ou que l’entreprise n’existe plus. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers votre caisse de retraite. Elle dispose de toutes les informations relatives à vos différents postes. Votre relevé de carrière est mis à jour régulièrement et est en principe accessible sur votre compte.  

Dans le cas contraire, vous pouvez en faire la demande par e-mail ou courrier en indiquant notamment vos noms et prénoms, votre adresse, votre date et lieu de naissance, et votre numéro de sécurité sociale.  

L’URSSAF peut-elle vous fournir vos bulletins de salaire ?

L’URSSAF est une autre option en cas de perte de la fiche de paie. Puisque les employeurs lui fournissent chaque année toutes les informations sur leurs salariés, y compris les dates auxquelles ils ont été en poste et leur rémunération, elle dispose de toutes les informations nécessaires.  

Vous pouvez adresser votre demande par écrit, sans oublier de noter vos coordonnées, votre nom, votre prénom, votre date et lieu de naissance, votre numéro de sécurité sociale, et les détails relatifs à la demande, tels que le nom de l’entreprise où vous exerciez ainsi que les dates. 

Se procurer les relevés bancaires mentionnant votre salaire

Si ni vos employeurs, ni votre caisse de retraite, ni l’URSSAF n’ont pu vous aider, il existe une dernière possibilité : les banques. Vos relevés de compte contiennent en effet la preuve que vous avez perçu un salaire.  

Si vous avez conservé ces documents en version papier, il vous suffit de les récupérer dans vos archives.

Vous pouvez y accéder grâce à votre profil en ligne sur le site de votre banque.

Si vous ne pouvez pas accéder à votre profil en ligne ou si vous n’êtes plus client du même établissement, vous pouvez contacter la banque directement pour qu’elle vous fournisse les relevés bancaires concernés. 

Bon à savoir : certaines banques facturent ce service. 

Comment conserver vos fiches de paie pour éviter de les perdre ?

Si vous voulez éviter la perte de votre fiche de paie, il est recommandé de toutes les conserver dans un même classeur soigneusement rangé chez vous.  

Pour plus de sécurité, parce qu’un accident peut arriver, vous avez aussi intérêt à les scanner afin d’en conserver une copie numérique, soit dans le cloud, soit sur un disque dur ou sur une clé USB.  

Astuce : pour la plupart de vos démarches administratives, on vous demandera les bulletins de salaire les plus récents, par exemple des 3 ou 6 derniers mois. Pour gagner du temps, classez-les par date ! 

Bon à savoir : il existe des coffres-forts numériques, comme E-coffrefort.fr, PeopleDoc ou Digiposte, qui permettent d’archiver, de conserver, et au besoin de partager des documents numériques. Plus sécurisés que d’autres espaces de stockage informatique, ils obéissent à des normes et garantissent la confidentialité des informations qui y sont conservées. C’est une solution idéale pour sauvegarder vos fiches de paie numériques.  

Un modèle de lettre pour demander un duplicata de fiche de paie perdue

Voici un exemple de lettre (ou de mail) que vous pouvez faire parvenir à votre employeur pour demander la copie d’une fiche de paie égarée. Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle au format PDF.

Séverine Dégallaix
Séverine Dégallaix

Diplômée en presse écrite, Séverine Dégallaix travaille depuis plus de dix ans sur des sujets concernant la recherche d’emploi et la gestion de carrière. A travers des interviews d’employeurs et de spécialistes du marché du travail ainsi que des années de recherches, elle a développé une expertise qui lui permet d’apporter des réponses actuelles aux problématiques rencontrées par les salariés et candidats de tous secteurs.

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