Quel matériel avoir chez soi pour bien télétravailler ?

Quels sont les équipements informatiques indispensables pour télétravailler ?

Pour recréer des conditions idéales de travail, mieux vaut être équipé du meilleur matériel possible. Vous vous éviterez ainsi de subir les maux liés à cette pratique comme la fatigue oculaire ou les douleurs musculo-squelettiques.

Quel ordinateur pour le télétravail ?

Pour télétravailler confortablement et effacement, le plus important est d’avoir un ordinateur qui tient la route et qui permet de faire tout ce qu’on a à faire : travailler, participer à des réunions, se filmer ou s’enregister, faire du montage… PC fixe (autrement appelé tour de bureau) ou ordinateur portable, Windows ou Mac, cela dépend de vos habitudes de travail et surtout de la puissance nécessaire à votre charge de travail. Mais également, de ce que votre entreprise va vous remettre comme outil de travail, car vous n’aurez pas forcément voie aux chapitres.

Si vous avez la possibilité de choisir, voici un tour d’horizon des avantages et inconvénients de chacun pour vous aider à choisir le meilleur équipement informatique :

• Les ordinateurs fixes : ce sont des ordinateurs polyvalents et ils vous permettent de faire autre chose que travailler sur vos temps de pause (par exemple, jouer à des jeux en ligne, ou réaliser du montage vidéo performant). Mais ils prennent beaucoup de place à la maison et vous devrez également investir dans des équipements séparés comme un clavier ou un écran.
• Les ordinateurs portables : leurs deux atouts indéniables, la taille et la mobilité. Ils ne prennent pas de place chez vous, et vous pouvez aisément les déplacer d’une pièce à l’autre. L’inconvénient principal réside dans sa capacité à être réparé. Il faut le plus souvent le changer en cas de panne.
• Windows : c’est une valeur sûre et c’est l’OS le plus utilisé. Windows est le système d’exploitation de Microsoft, et probablement le plus simple à prendre en main.
• MacOS : il est le système d’application d’Apple et vous serez certainement séduit par les lignes fines et épurées des Mac. Ce système est parfait si vous devez travailler de la vidéo ou de la photo. En revanche, sa prise en main peut être un peu plus compliqué si vous êtes un habitué de Windows.

Quel écran pour le télétravail ?

Pour le confort de vos yeux en télétravail, grâce à une luminosité peu agressive, une qualité visuelle optimale, se doter d’un bon écran est fondamental. À ce titre, plusieurs paramètres sont à prendre en compte :

• La taille de l’écran : on parle en pouces. Plus sa taille est importante, meilleur sera votre confort visuel. Mais vous devrez tenir compte de la place qu’il prendre dans votre intérieur, notamment si vous vivez dans une petite surface. La meilleure taille de votre écran d’ordinateur est aussi fonction de votre métier. Si vous avez l’habitude d’utiliser la bureautique, un unique écran classique est suffisant. En revanche, si vous avez un métier créatif et si vous travaillez des fichiers visuels, votre écran doit être le plus grand possible (le 34 pouces est idéal). L'aménagement d'un coin bureau avec une bonne disposition de vos écrans facilitera votre télétravail.
• Le double écran : si votre écran d’ordinateur est petit, le 13 pouces est le plus répandu, il vous faut songer à vous équiper d’un deuxième écran, pour éviter de trop fatiguer vos yeux. Pour votre confort oculaire, vous pouvez vous tourner sans aucun problème vers un écran 24 ou 27 pouces.
• La résolution de l'écran fait aussi partie des exigences essentielles pour une utilisation confortable en télétravail : elle s’exprime en pixels. Si vous êtes amené à utiliser les éléments de bureautique, la HD (1280 x 720 pixels) est une bonne alternative. Pour de la vidéo ou de la photo, vous devez plutôt viser vers la Full HD (1920 x 1080 pixels).

Vous l’aurez compris, en télétravail, il vous faut trouver un bon équilibre entre confort visuel et taille de votre bureau afin d’être le plus efficace possible.

Quel casque pour le télétravail et les visioconférences ?

À défaut d’être physiques, en télétravail, les réunions se déroulent en visioconférence. Pour le confort de tous les participants, il est impératif que votre matériel soit qualitatif. Pour l’aspect visuel, il vous faut avoir une caméra. Pour l’aspect sonore, vous devez avoir un micro. Pour le confort, il vous faut un casque sans fil. Si la majorité des ordinateurs sont équipés d’un micro et d’une caméra, le casque est un bon complément pour communiquer plus confortablement.

Casque filaire ou sans fil ? Pour répondre à cette question, plusieurs éléments sont à prendre en compte. Devez-vous vous déplacer pendant vos réunions en télétravail ? Quel est votre budget ?

• Si vous devez rester assis pendant vos présentations, et que vous ne souhaitez pas mettre trop cher dans cet achat, un casque filaire est suffisant. Ce qui importe plus, c’est la qualité du micro qui sera intégré au casque.
• Si vous devez être plus libre dans vos mouvements, un modèle sans fil est indispensable. La gamme de prix est un peu plus élevée que les casques filaires.

Bon à savoir : outre les réunions virtuelles, le casque peut également vous permettre de vous couper des bruits ambiants de votre intérieur (conjoint lui-même en réunion, enfants qui crient, voisins sonores…) et qui polluent votre concentration. Il existe sur le marché des casques anti-bruits (casques fermés avec annulation active de bruit) qui permettent de vous couper plus ou moins du monde qui vous entoure. C’est assurément un bon achat si vous avez des problèmes de concentration en télétravail.

Découvrez nos 6 conseils pour réussir votre visioconférence. 

Les autres équipements indispensables pour bien télétravailler

Outre les équipements vus plus haut, pour télétravailler dans les meilleures conditions, vous pouvez avoir à la maison d’autres équipements confortables. Notamment,

• Un support d’ordinateur : il vous permet de régler la hauteur de votre ordinateur.
• Un clavier et une souris sans fil : ils vous éviteront les problématiques de longueur de fil et de branchements.
• Un repose-pied : c’est un accessoire ergonomique qui vous permet un meilleur positionnement de votre corps et peut vous éviter des douleurs musculo-squelettiques.
• Une vraie chaise de bureau : pour vous éviter des problèmes de dos, en télétravail le choix d’une chaise de bureau est fondamental. L’idéal est qu’elle soit réglable et rotative. L’objectif est qu’elle soulage au maximum votre dos.

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Qui fournit le matériel informatique en cas de télétravail ?

Depuis l'annonce du reconfinement, le Gouvernement appelle à une généralisation du télétravail, dès que cela est possible. Mais cette généralisation du travail à distance pose question : qui de l’employeur ou du salarié doit fournir le matériel informatique ?

Il est évidemment préférable que votre employeur vous fournisse le matériel adéquat pour faire du télétravail. Pour des raisons de confidentialité, de coût, mais également d’usure du matériel.

Le ministère du Travail a eu l’occasion de préciser dans les questions réponses sur le thème du télétravail que « Vous pouvez utiliser votre ordinateur personnel mais ce n’est pas une obligation. Si l’employeur vous impose de télétravailler, il doit vous fournir un ordinateur si vous n’en avez pas ou que vous ne voulez pas utiliser votre ordinateur personnel ».

Quelles subventions ou remboursements en cas d'achat de matériel pour télétravailler ?

Quelles subventions ou remboursements en cas d'achat de matériel pour télétravailler ? La question fait aujourd’hui débat. Voici le tour d’horizon des différentes positions.

La loi et le ministère du Travail : pas de subvention ou de remboursement obligatoire

Depuis l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, l’employeur n'a plus l'obligation de prendre à sa charge les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment le coût des matériels informatiques (ordinateurs, écrans…), logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci.

Sur son site, le ministère du Travail est assez clair sur le sujet des indemnités pour le télétravail : « l’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui le prévoit ». 

Les tribunaux : subvention ou remboursement obligatoire

La Cour de cassation a elle une position bien différente puisqu’elle a affirmé à plusieurs reprises que « Les frais professionnels engagés par le salarié doivent être supportés par l'employeur » (Cass. ch. soc., 9 janvier 2001, n°98-44833).

L'Urssaf : certains frais doivent être remboursés par l'employeur

De son côté, les frais professionnels remboursés aux salariés étant exonérés de certaines charges sociales, l'Urssaf a dressé un tableau des frais qui peuvent être remboursés et à quelle hauteur ils doivent l'être :

• Pour les « Dépenses d’acquisition du mobilier, Bureau ergonomique, Fauteuil ergonomique, Etagères, meubles de rangement, Lampes de bureau », l’employeur doit rembourser 50 % de la dépense réelle sur justificatifs.
• Pour les « Matériels informatiques et périphériques : ordinateur, imprimante, modem » : remboursement exonéré des cotisations sociales sur justificatifs des frais engagés (100 %.)

En résumé...

Pour résumer la situation, si légalement l'employeur n'est plus tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail pour le dédommager des frais qui en découlent, le salarié peut tout de même tenter de se faire rembourser auprès de son employeur. Ce dernier peut accepter de l'indemniser, c'est-à-dire sur la base des dépenses engagées, sur présentation des justificatifs. Si votre entreprise pratique déjà le télétravail, une charte ou un accord fixe sans doute les modalités de ces remboursements. Renseignez-vous auprès de votre service RH.

Si la situation devait se retrouver devant les tribunaux, il est fort à parier que l’employeur serait contraint d’indemniser le salarié de ses frais professionnels. Mais pour éviter un long procès, engager des discussions avec son employeur est la meilleure des solutions.

Que sont les kits télétravail ?

Des kits du télétravailleur regroupant le matériel nécessaire pour télétravailler font leur apparition en ligne. On y trouve des chaises ergonomiques, des bureaux, ou encore des accessoires informatiques comme des souris ou des repose-pied. Ces kits de télétravail s’adaptent à tous les budgets et pour toutes les surfaces de logement.

Certaines entreprises acceptent de rembourser leurs salariés, d’autres commandent elles-mêmes les kits directement auprès des enseignes et les distribuent aux collaborateurs. Renseignez-vous auprès de votre service RH, votre entreprise a peut-être mis en place cette pratique.

Faut-il prendre une assurance pour les équipements liés au télétravail ?

Le télétravail est-il couvert par l’assurance habitation ? Qui est responsable du matériel informatique ? Bref, faut-il prendre une assurance spéciale pour votre matériel de télétravail ?

Si votre employeur vous fournit les équipements pour télétravailler, c’est à lui qu’incombe l’obligation de souscription d’une assurance multirisque professionnelle. Ainsi, en cas de dégradation liée à un incendie, un dégât des eaux ou un vol, vous êtes couvert par l’assurance de votre employeur.

En revanche, si vous utilisez votre propre matériel, c’est votre propre assurance habitation qui doit jouer en cas de sinistre. L’employeur ne couvre pas le matériel personnel utilisé dans le cadre professionnel, sauf s’il s’agit d’une demande de l’employeur, et dans ce cas, il doit y avoir une formalisation écrite.

Bon à savoir : renseignez-vous auprès de votre assureur pour connaître l’étendue de votre assurance habitation. Si elle ne prévoit pas l’assurance de vos équipements professionnels en télétravail, vous devrez opter pour une couverture spécifique de ces biens, ce qui pourrait avoir un impact sur le montant de vos cotisations mensuelles.