Note de frais : comment (bien) se faire rembourser ?

25 septembre 2019 Mathilde Hardy

La note de frais est un document qui permet aux salariés d’une entreprise de se faire rembourser des frais professionnels engagés pour cette dernière. Qu’est-ce qu’une note de frais ? Quelles sont les conditions pour se faire rembourser ? Dans quel délai ? Avec notre article, la note de frais n’aura bientôt plus de secrets pour vous.
Note de frais : comment (bien) se faire rembourser ?
  1. Note de frais : définition
  2. Remboursement des frais professionnels
  3. Note de frais : quels sont ceux remboursables ?
  4. Formalisme de la note de frais
  5. Délais de remboursement

Note de frais : définition

Les frais professionnels supportés par les collaborateurs d’une entreprise pour l’accomplissement de leur mission leurs sont remboursés, sur justificatifs. Le document qui compile ces différentes dépenses s’appelle une note de frais. Il peut prendre la forme d’un écrit ou être dématérialisé.

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Remboursement des frais professionnels

Pour que le salarié soit remboursé des frais réellement engagés pour l’entreprise, et afin d’éviter que certains soient tentés de faire passer en note de frais des dépenses personnelles, certaines conditions doivent être réunies.

>> Conditions de remboursement

La note de frais ne subit pas un formalisme imposé. Cependant, 3 conditions sont nécessaires pour indemniser le salarié :

  • Il doit fournir un justificatif le plus détaillé possible pour chaque dépense engagée pour laquelle il demande à être indemnisé. Ce justificatif est indispensable pour que l'entreprise puisse bénéficier de l'exonération de cotisations sociales. Il doit être au nom du salarié et être acquitté.
  • La dépense doit être effectuée dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de son activité.
  • La dépense doit être proportionnée.

>> Modalités de remboursement

Les frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leur fonction sont remboursés de 3 manières possibles. Les systèmes du forfait et de la déduction forfaitaire spécifique n’imposent pas de fournir une note de frais. À l’inverse, le remboursement des frais réels implique que ces derniers soient justifiés par la délivrance d’une note de frais. Avec cette méthode, le salarié est indemnisé selon les dépenses réellement engagées et selon leur valeur réelle.

Bon à savoir : les remboursements de frais professionnels sont exonérés de charges sociales.

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Note de frais : quels sont ceux remboursables ?

Voici quelques exemples, cette liste n’est pas limitative :

  • La vérification de la conformité d’une installation électrique dans le cadre du télétravail ;
  • Les déjeuners ou dîners professionnels ;
  • L’abonnement a une ligne de téléphonie mobile ;
  • Les frais de logement (hôtel) ;
  • Les indemnités kilométriques

À noter : est réputée non-écrite la clause d’un contrat de travail qui exclut le remboursement des notes de frais par l’employeur.

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Formalisme de la note de frais

Si aucun formalisme légal n’entoure la note de frais, cette dernière doit être la plus détaillée possible en cas de contrôle par l’URSSAF. À ce titre, elle comporte généralement les mentions suivantes : nom et prénom du salarié, date des frais, montant et nature de la dépense.

En fonction de la nature de la dépense, des informations supplémentaires doivent figurer : le nom des convives pour les frais de restauration, le motif et le lieu du déplacement pour les frais d’hébergement…

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Délais de remboursement

En fonction de la longueur du processus de validation et de gestion des notes de frais mis en place dans les entreprises - c’est-à-dire le nombre de validant -, la comptabilité peut être en possession de celles-ci des jours voire des semaines après son envoi par le salarié. Dans la grande majorité des cas, les notes de frais sont remboursées à la fin du mois durant lequel elles sont communiquées.

Bon à savoir : la loi ne se prononce pas clairement sur les délais légaux pour une note de frais.

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Mathilde Hardy
Mathilde Hardy

Diplômée avocat, Mathilde Hardy est ensuite formée à l’édition et à la production de contenus print et web pour différents Médias. Elle rédige des articles pour Cadremploi afin d'accompagner les candidats à l'embauche et leur permettre de décrocher l'emploi de leurs rêves, mais informe aussi les cadres sur tout ce qui touche de près ou de loin au monde du travail.

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