Le remboursement des frais kilométriques

Frais kilométriques : que sont-ils ?

Les frais kilométriques sont les frais engagés par un salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. Ils sont remboursables sous la forme d’indemnités kilométriques.

Le Code du travail ne comporte aucune disposition concernant le remboursement des frais kilométriques, mais dans la pratique ces dépenses sont couramment indemnisées dès lors que le salarié est obligé d’utiliser son véhicule personnel pour les besoins de ses fonctions. C’est le cas lorsque l’employeur ne met pas à sa disposition une voiture de fonction ou lorsque le salarié n’utilise pas le train ou l’avion pour son déplacement.

Les déplacements permettant un remboursement des frais kilométriques doivent être strictement professionnels, c’est-à-dire qu’ils doivent accomplis au service de l’entreprise et dans son intérêt.

Exemples : rendez-vous avec la clientèle, rendez-vous fournisseurs, missions effectuées hors des locaux de l’entreprise, invitations professionnelles, etc.

À noter : les frais kilométriques sont à distinguer de la prise en charge par l’employeur des frais de trajet domicile - lieu de travail (frais d’abonnement aux transports collectifs, indemnité kilométrique vélo, ou frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel).

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Remboursement des frais kilométriques : comment fonctionne-t-il ?

Les employeurs utilisent généralement le barème des frais kilométriques établi chaque année par l’administration fiscale. Ce barème, fixé pour 2019 dans un arrêté du 11 mars 2019, permet à l’employeur et au salarié de calculer les indemnités de remboursement, en tenant compte du type de véhicule utilisé (voiture, moto, scooter), de sa puissance, et des distances effectuées avec pour le compte de l’entreprise.

>> Les dépenses couvertes par les indemnités kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques se fait sous la forme d’indemnités kilométriques forfaitaires qui couvrent :

• l’achat et l’usure du véhicule, ou les frais de sa location ;
• son alimentation (carburant, recharge électrique) ;
• son entretien (réparation, équipement, nettoyage) ;
• la souscription d’une assurance.

De ce fait, ces frais ne peuvent pas faire l’objet d’un autre remboursement en plus des indemnités kilométriques.

Bon à savoir : les frais de péage, de parking ou de restauration ne sont pas inclus dans le remboursement des frais kilométriques, de même que l’achat de titres de transport en commun. Ils peuvent éventuellement faire l’objet de notes de frais, en accord avec l’employeur. Attention à ne pas confondre indemnités kilométriques et autres frais de déplacement.

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>> Les conditions du remboursement des frais kilométriques

Pour bénéficier d’un remboursement de ses frais kilométriques, le salarié et l’employeur doivent impérativement pouvoir justifier de l’utilisation du véhicule personnel du salarié pour le compte de l’entreprise :

• Le salarié doit être propriétaire, copropriétaire ou locataire ou du véhicule utilisé (le remboursement est également possible si le salarié utilise un véhicule immatriculé au nom d’une personne membre de son foyer fiscal).
• Le déplacement doit être exclusivement professionnel et nécessaire à l’entreprise, preuves à l’appui.

Important : le remboursement de frais kilométriques n’est pas possible si le salarié a utilisé un véhicule de fonction.

À noter : si deux salariés effectuent ensemble un même déplacement et partagent un véhicule, seul l’un d’entre eux pourra demander le remboursement des frais kilométriques occasionnés par le déplacement.

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Comment obtenir le remboursement de vos frais kilométriques

Tout salarié peut demander le remboursement de ses frais kilométriques à son employeur. Si vous allez effectuer un déplacement professionnel avec votre véhicule, voici comment procéder pour bénéficier du remboursement de vos frais.

>> Vérifiez que votre entreprise procède bien au remboursement des frais kilométriques

Si vous n’avez pas encore effectué de déplacement professionnel avec votre véhicule ou si vous venez de rejoindre une nouvelle entreprise, commencez par vous renseigner concernant les pratiques de votre employeur concernant le remboursement kilométrique : consultez votre contrat de travail, la ou les conventions collectives applicables, questionnez vos supérieurs.

 En pratique, votre employeur aura normalement prévu et mis en place avec vous les conditions de votre déplacement.

>> Remettez à votre employeur les éléments lui permettant de vous rembourser vos frais 

À l’issue de votre déplacement, remettez à votre employeur les informations et documents suivants :

• la copie de la carte grise prouvant que vous êtes propriétaire ou assimilé du véhicule et indiquant ses caractéristiques, ou les documents justifiant de la location du véhicule ;
• puis pour chaque déplacement : sa date, son objet, le lieu, les personnes visitées, la distance effectuée (fournissez autant que possible des justificatifs écrits).

Bon à savoir : si votre employeur rembourse également les autres frais occasionnés, n’oubliez pas de conserver toutes vos factures (hôtel, restaurant, péage, etc.), à l’exclusion des frais de carburant déjà couverts par les indemnités de frais kilométriques. 

À noter : sur le plan fiscal, les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu et vous n’avez pas besoin de les mentionner sur votre déclaration annuelle lorsque vous optez pour la déduction forfaitaire de 10 %. Par contre, si vous optez pour les frais réels, vous devez déclarer les indemnités kilométriques remboursées par votre employeur de même que tous les autres remboursements perçus sur justificatifs.

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