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Les secrets d’une « to-do » list efficace

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Marion Senant

02/09/2013

Elle est l’outil indispensable de tout professionnel organisé. Mais attention ! Mal gérée, une to-do list, ou « liste de choses à faire », en bon français, n’est rien de plus qu’une feuille remplie de gribouillages plus ou moins lisibles. Pourtant, elle peut être un outil particulièrement performant pour les cadres qui courent après le temps.

Insérer des choses agréables dans sa « to-do »

La première chose à faire quand on commence une to-do list, c’est une liste toute simple. Un morceau de papier, un crayon et on note tout ce qui nous passe par la tête. « Il ne faut pas avoir peur de mélanger le personnel et le professionnel », affirme Alix de Saint-Denis, directrice, consultante et coach chez CSP Formation. Impossible en effet de séparer entièrement sa vie au travail de sa vie personnelle ou familiale. La to-do liste est là au contraire pour vous aider à les concilier.

Rappeler un ou une amie pour un déjeuner, prévoir un week-end pour la fin du mois, prendre des billets pour un concert… ce n’est pas parce qu’il s’agit de tâches futiles qu’elles ne doivent pas figurer dans une to-do list ! « Insérer des choses agréables dans sa to-do list aide à faire passer les tâches ennuyeuses », préconise Marie Delafont, formatrice et consultante en développement personnel chez Orsys. 

Reconnaître les tâches urgentes et importantes

Une fois que l’ensemble des tâches à accomplir est répertorié, il faut les classer en fonction de leur degré d’urgence et de leur importance.

- Urgent et important

- Urgent et non important

- Important et non urgent

- Non urgent et non important

Comment reconnaître une tâche urgente et importante ? « Ce sont avant tout celles qui, si elles ne sont pas réalisées dans un délai très court, vont impacter le travail des autres », affirme Alix de Saint-Denis. 

Evaluer le temps à consacrer à chaque tâche

Tous les professionnels du développement personnel s’accordent sur ce point : quand il s’agit d’estimer le temps nécessaire à faire quelque chose, la plupart d’entre nous sommes d’incorrigibles optimistes. D’après Marie Delafont, il est en général réaliste de multiplier par trois notre estimation première. Par exemple, si vous estimez que compléter un tableau de reporting va vous prendre 30 minutes, il y a de grandes chances pour qu’en réalité, cela vous prenne 1h30 !

Pour arriver enfin à avoir une vision de son temps réaliste, la formatrice et coach de Devop, Hélène Kolsky a une astuce : pendant deux semaines, elle recommande à ses stagiaires de noter le temps qu’ils estiment pour chaque tache qu’ils effectuent au quotidien. Une fois la tâche accomplie, elle leur demande de noter le temps réel que cela leur a pris. « A la fin des deux semaines, on peut généralement tirer des conclusions, explique-t-elle. Pour les tâches répétitives, on arrive à une mesure quasi exacte, tandis que pour les tâches moins courantes, on peut calculer une sorte de coefficient, qu’on pourra appliquer lors de ses prochains calculs ».

Avoir une meilleure estimation de son temps est l’élément indispensable pour bien gérer sa to-do list. Grâce à cela, on peut plus facilement fixer ses deadlines et anticiper ses échéances. Cela permet de limiter le stress des délais non tenus et d’arrêter (enfin) de courir après le temps en permanence.

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Marion Senant © Cadremploi.fr

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