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Word, Excel : ce que vous devriez savoir

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Marion Senant

29/04/2013

Les logiciels de bureautique, forcément, vous maîtrisez ! Et pourtant, toutes les études montrent que la majorité des salariés manque de formation quand il s’agit des logiciels de base. Zoom sur des formations souvent snobées, mais qui peuvent vous faire gagner (beaucoup) de temps.

Stupeur chez les économistes de haut rang. Il y a quelques jours, on découvrait qu’une étude sur laquelle est basée une partie des théories sur les politiques d’austérité comportait des erreurs grossières dans ses calculs Excel. « Tout le monde pense que les logiciels de bureautique sont très simples à utiliser, mais en réalité, ils sont incroyablement complexes », commente Hélène Tellitocci, responsable des formations en bureautique chez Cegos.

Selon les statistiques du Digital Agenda for Europe, en 2012, 47% des salariés ne sont pas à l’aise au quotidien dans l’usage des nouvelles technologies. Une étude néerlandaise a même calculé que les quelques minutes perdues chaque jour par des salariés qui ne savent pas bien se servir des outils bureautiques coûtent chaque année 19 milliards d’euros à l’économie des Pays-Bas !

« La majorité des utilisateurs se contentent de prendre beaucoup de temps pour faire des choses moyennes. En étant formés, ils seraient plus rapides et plus efficaces. Il y a là une forte marge de gains de productivité pour les entreprises », constate Xavier Sillon, le fondateur de Vodéclic, spécialiste des formations en bureautique en ligne.

Un tableau croisé dynamique sur Excel, cela vous dit quelque chose ? Et créer une table des matières sous Word ? Et vos présentations Powerpoint, vous arrivez à les personnaliser entièrement ? Si vous avez répondu « non » à une de ces questions, c’est qu’il serait peut-être temps de réfléchir à une formation.

 

Formations en présentiel : le grand classique

Quand on pense formation en bureautique, on les a tout de suite en tête. Ces formations de deux ou trois jours, derrière un ordinateur à enchaîner les tableaux Excel et les faux publipostages sur Word. On a tendance à les dédaigner… et pourtant : « L’intérêt d’une formation en présentiel, c’est que le formateur va servir de lien entre les besoins des stagiaires et les capacités des logiciels », explique Paula Do Casal, responsable de la gamme bureautique chez Demos.

Difficile d’identifier seul quelles sont les options et les fonctions qu’on a besoin de maîtriser sur un logiciel qu’on connaît mal. « Si vous ne connaissez pas Excel et que vous voulez faire un budget, vous ne saurez pas que vous avez besoin d’utiliser un tableau croisé dynamique ou des fonctions de regroupement. L’aide en ligne ne vous sera donc pas très utile », illustre Hélène Tellitocci.

Les modules de trois jours en présentiels restent réservés aux grands débutants. Pour des utilisateurs plus confirmés, Hélène Tellittocci recommande des formations plus courtes et plus ciblées. « Pour qu’elles soient efficaces, les participants doivent les avoir préparées en identifiant leurs problèmes avant le début du cours », précise-t-elle.

Formations en ligne : la nouvelle tendance

Les modules de e.learning se multiplient dans le domaine de la bureautique. Souvent, ils sont basés sur des petits tutoriels vidéo de quelques minutes. Chaque module correspond à une question précise sur un logiciel : « ajuster un tableau sur un page » (Excel), « créer un nouveau style » (Word) ou encore « modifier l’orientation du texte » (Powerpoint).

L’intérêt de ces formations, c’est leur instantanéité. Dès que l’utilisateur rencontre un problème sur un logiciel de bureautique, il peut visionner une formation de quelques minutes qui va lui donner la solution. Dans les formules payantes, le salarié a la possibilité de s’évaluer et de construire son parcours personnalisé.

Le bémol vient de la recherche. Car le plus souvent, quand un utilisateur est bloqué sur un logiciel, il ignore la fonctionnalité qui pourrait l’aider. Difficile dans ses conditions de sélectionner ses formations de manière optimale. « Le e.learning s’adresse plutôt à des utilisateurs confirmés », estime Paula Do Casal. Chez Demos, il existe tout de même une hotline pour aiguiller les utilisateurs des modules de e.learning vers la bonne formation.

Découvrir les formations en bureautique

Marion Senant © Cadremploi.fr

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commentaires

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AMTProcess

10/09/2013

à 15:13

Bonjour,

Anne-Marie Touzé, formatrice indépendante structurée en entreprise, je constate lors des formation les manques des personnes à former sur les outils bureautiques. Ils sous-estiment souvent la pertinence des certaines fonctions. Utilisées à bon escient, elles peuvent offrir un gain de temps considérable notamment par l'utilisation des modèles personnalisés aussi bien sur Word, Excel et PowerPoint mais aussi sur la messagerie Outlook. De plus, ce dernier n'est pas seulement un programme pour envoyer et recevoir des messages, c'est aussi un outil pour mieux gérer son temps.

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En réponse à AMTProcess

kenza123

08/10/2017

à 16:22

mercie Anne-Marie Touzé effectivement vrai

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