Quelles sont les missions ?

Vous serez en charge de l'Organisation et de l'optimisation de l'agenda du Directeur, en anticipant les différents évènements et en tenant compte en permanence des nouvelles priorités :
-Organise ses voyages et déplacements dans le monde
-Rédige et envoie des mails et courriers en français et en anglais et gère ses notes de frais
-Organise les différents forums qui rythment l'agenda du DG, tant sur le plan administratif que logistique (ODJ, invitation, compte rendu..)
Contribue à l'intégration des nouveaux collaborateurs
Propose et met en place les parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs du comité de direction B.U.

Assure la mission d'office manager :
Locaux : Accueille les visiteurs (Paris),
Sur l'intégralité du périmètre : sélectionne les prestataires, négocie les tarifs, s'assure du bon déroulement des prestations jusqu'à leur paiement
Programme et réalise les états des lieux avec le bailleur puis s'assure en permanence du respect du bail
Sécurité : s'assure du respect des consignes/normes de sécurité en lien avec un expert interne et/ou externe
Entretien : définit le cahier des charges de la prestation (consommables, matériel, fréquence?) et s'assure du respect du contrat
Assurance : prend en charge les relations avec les assureurs
Achat de mobilier pour la BU France
Coordonne les réaménagements des bureaux en lien avec le Comité de Direction et le RRH
Gestion de la relation commerciale et suivi de la qualité de la prestation :
Travel manager : administre les profils des collaborateurs, suit les statistiques de la politique
voyage, suit les réclamations clients, sélectionne les hôtels partenaires et négocie un accord commercial,
négocie des tarifs préférentiels avec la SNCF et les compagnies aériennes
Recense les demandes de carte de visite, assure le suivi du BAT
Centralise et renouvelle les abonnements
Référent pour certains prestataires de services : (notamment : fournitures de bureau, accueil,
consommables)
Mise en place et optimisation des services/process au besoin, en lien avec les prestataires
Négocie les tarifs, valide les devis, réalise les commandes et suit la facturation
S'assure du respect du contrat tout au long de la prestation et s'occupe des réclamations

Qualité - Hygiène - Sécurité
Connaître, appliquer et faire appliquer la politique qualité dans le cadre de ses activités

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Quel est le profil idéal ?

De formation bac+2
Vous avez plusieurs années d'expériences réussies sur un poste similaire
Vous maîtrisez l'anglais et êtes familier de la culture anglo-saxonne

compétences techniques attendues :

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Bon niveau de culture générale
Capacité à travailler en autonomie, sens aigu de la confidentialité & de la discrétion
Proactivité & réactivité, capacité d'adaptation aux situations et interlocuteurs variés, y compris dans un
contexte multiculturel et international
Esprit de service et de synthèse en identifiant et comprenant les attentes et contraintes de ses
interlocuteurs internes comme externes pour ajuster ses propositions
Aptitudes rédactionnelles

Qui a publié cette offre d'emploi ?

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à PARIS, un Assistant de Direction/Office Manger (H/F) pour une prise de poste rapide.

 
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