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Offre d'emploi
Assistant de Direction / Secrétariat légal (H/F) Offre expirée
PARIS HABITAT

Détail de l'offre

Quelles sont les missions ?

L'Assistant.e de Direction assure le secrétariat de la Directrice de la Direction Juridique et de la Commande Publique, ainsi que la gestion administrative du secrétariat légal des instances de l'Etablissement (Conseil d'Administrations, Bureau du Conseil, Comité d'audit et des rémunération) et de la Fondation d'Entreprise du Groupe Paris Habitat. Il/elle organise et coordonne, pour la Directrice, notamment la transmission et la rédaction des informations entre les différents services de la direction, vers les autres directions, les partenaires extérieurs et les administrateurs de Paris Habitat.

Secrétariat de la Directrice :

Gérer et planifier : organiser l'agenda de la directrice en tenant compte des priorités ;

Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire ;

Organiser et planifier les réunions ;

Transmettre les consignes de la directrice aux différentes équipes de la direction, s'assurer de la tenue des délais puis centraliser les informations pour constituer les dossiers ;

Organiser et gérer l'information : gestion du courrier de la direction (papier et électronique), gestion des boites aux lettres génériques : direction juridique, Instances Paris Habitat, télérecours. Gestion des parapheurs et du circuit du courrier en interne), rédaction de courriers simples et mise en forme de courriers et documents ;

Réceptionner puis transférer les réclamations vers les services concerné, assurer le suivi en veillant au respect des délais (relance le cas échéant) ;

Assurer la gestion matérielle et administrative de dossiers (constitution, classement, archivage) ;

Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord mensuels de suivi d'activité.

Secrétariat légal des instances de Paris Habitat et de la Fondation d'Entreprise

Assurer, en lien avec le.la juriste en charge du secrétariat légal et la directrice, l'organisation et la préparation des instances (Conseils, Bureaux) : préparation des projets d'ordres du jours, rédaction et envoi des convocations et ordres du jour, constitution et envoi des dossiers sur l'outil de dématérialisation des instances, vérification du quorum, gestion logistique de la tenue des instances en amont et au cours de la séance, finalisation des délibérations après la tenue des instances, réalisation des formalités après la tenue des instances (envoi à la Préfecture, publication des délibérations) ;

Rédaction et envoi des convocations de la Fondation d'Entreprise, rédaction des convocations et ordres du jours des comités internes de Paris habitat (Comité d'audit et des Rémunérations).

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Quel est le profil idéal ?

Bac +2 minimum dans le domaine de l'assistanat ou niveau acquis par expérience.

Minimum 3 ans d'expérience dans le domaine. Une expérience dans le domaine juridique est souhaitable.

Méthode, rigueur et très bonne organisation personnelle.
Diplomatie, devoir de réserve, discrétion et confidentialité
Gestion des priorités et respect des délais
Adaptabilité et disponibilité : présence nécessaire aux différents Conseils d'Administration et Bureaux du Conseil pour préserver la bonne organisation de la tenue des instances.
Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Ppt)

Pourquoi les rejoindre ?

Paris Habitat, acteur majeur du logement social à Paris (123 000 logements à Paris et en petite couronne / 2900 collaborateurs), recrute et accompagne des professionnels du logement social dans les métiers de la proximité, des fonctions supports, de la maîtrise d'ouvrage mais aussi du social. Coordination d'équipes, relation avec les locataires, gestion de patrimoine, optimisation de la qualité de service, maintenance des équipements...autant de savoir-faire indispensables pour construire une relation de confiance avec les locataires et contribuer au "mieux vivre ensemble"¿.

Nos métiers:

- proximité : Chargé de gestion locative, Chargé d'unité de gestion/ Gérants, Référent technique d'agence, Gardiens
- fonctions supports : Finance, Ressources Humaines, Informatique, Logistique...
- maîtrise d'ouvrage : Chargé d'opération, Chef de projets...
- social : Conseiller social, Chargé de relogement...

 
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