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Les candidats ayant postulé à cette offre ont également postulé à :
Détail de l'offre
Quelles sont les missions ?
Principales activités :
1. Assister le Directeur
Gestion de l'agenda complexe et mouvant en anticipant les différentes échéances liées aux temps forts de l'année - notamment être en étroite collaboration avec les assistantes CODIR et l'assistante du Directeur de la Communication ;
Organisation des voyages et gestion des notes de frais du Directeur ;
Préparation des dossiers et rendez-vous à l'occasion de diverses réunions,CODIR notamment.
2. Gérer administrativement le département
Organisation et gestion de l'arrivée des nouveaux collaborateurs commandes d'ordinateurs, logiciels et téléphones, organisation du parcours d'intégration ;
Relai avec la téléphonie, la DSI pour la mise en place de nouvel équipement et avec tout service technique interne ou externe ;
Mise à jour des effectifs et actualisation de l'organigramme de la Direction de la Création ;
Collaboration avec la DRH pour toute distribution de documents administratifs/invitations ;
Mise à jour la base de données des free-lance ;
Création des comptes des prestataires free-lance sur la plateforme fournisseur, gestion des bons de commande et suivi administratif de ce type de prestataires ;
Gestion des congés et des plannings d' absences
Gestion des commandes de fournitures du département, de cartes de visite, cartes de v?ux,
3. Coordonner l'équipe et animer le collectif
Organisation des temps forts du département : séminaires, réunions d'équipe, pots de départ, pour tout le département, réserve les salles de réunion ;
Création et faire vivre un espace bibliothèque alimenté à la fois par des magazines spécialisés en lien avec les expertises du département et par des ouvrages institutionnels et artistiques ;
Organisation régulière des visites du musée, de magasins ou d'ateliers ;
Organisation des déjeuners transversaux inter-créa ;
Il imagine et organise des rencontres entre les équipes créa et des intervenants extérieurs ;
Organisation de 2 showreels par an (vidéo présentant un montage de
l'ensemble des réalisations du département) ;
Collecte et archivage des justificatifs du département dans la base de données ;
Gestion du bon fonctionnement du bureau et optimisation du rangement des espaces communs ;
Accompagnement pour les changements de bureaux, aménagement, re-aménagements ou déménagements.
Quel est le profil idéal ?
De formation Bac+2 minimum, vous avez une expérience de minimum 8 ans en assistanat de direction et facility management, dans un univers très exigeant tel que le Luxe.
Une expérience dans une direction de Création serait un réel avantage.
Les qualités requises pour ce poste :
Disponibilité, réactivité et dynamisme
Capacité à utiliser couramment l'anglais, à l'écrit comme à l'oral : Anglais Bilingue
Autonomie et sens de l'organisation
Qualités relationnelles
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
Qualités rédactionnelles
Sens du service - Qualités de médiateur, de facilitateur
Discrétion
Cette mission est à débuter très rapidement.
Qui a publié cette offre d'emploi ?
Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients dans le domaine du Luxe, et situé à Paris 8ème, un.e Assistant.e de Direction Création.
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