Offre d'emploi

Assistant / assistante de direction h/f Offre expirée

FORCE INTERIM

Quelles sont les missions ?

Au sein de la Direction Juridique & Contrats (DJC), vous assistez la Directrice Juridique & Contrats de la Global Business Unit Systèmes d'information et de communication sécurisés (SIX) ainsi que l'équipe DJC du Domaine Réseaux & Systèmes d'Infrastructure (NIS)

Vous apportez le soutien aux équipes afférentes (environ 14 personnes) en terme de gestion et d'organisation des missions : du besoin exprimé à la finalisation du voyage professionnel comprenant l'organisation du séjour qui peut s'effectuer en France ou à l'étranger.

Vous pourrez être amené à travailler en binôme avec une assistante et interfacez avec le réseau de votre fonction, en bonne coordination.

Dans ce contexte, vous vous verrez confier les missions suivantes :

Assister les deux Directrices dans leur mission de management :
gestion des agendas,
compilation de reporting des équipes,
préparation du reporting vers le Directeur Juridique & Contrats de la Global Business Unit,
suivi des imputations des membres de l'équipes,
suivi des congés,
organisations de réunions et logistique associées,
préparation de présentations,
Assister les membres des deux équipes notamment en initialisant et en assurant:
le suivi des missions en France et à l'étranger des membres de l'équipe (les missions sont effectuées sous l'outil Concur à la demande des voyageurs et conformément aux règles de déplacement en vigueur), en établissant les notes de frais correspondantes à ces missions dans l'outil Concur
Planifier les réunions d'équipe et réserver les salles de réunions
Classer et assurer le suivi des dossiers de la Direction Juridique et Contrats (Team on Line)
Constituer les dossiers de mise en signature des contrats et accords de DJC et de procéder à la mise en signature de ces actes juridiques (transmission du parapheur aux signataires, suivi du processus jusqu'à la signature du contrat ou accord par le signataire)
Accomplir des missions de type " para-légal " : gestion de l'archivage physique et électronique des documents contractuels, notamment au travers de l'outil
Contrathèque (après formation à l'outil)
Gérer les demandes administratives (besoins informatiques, commandes de fournitures, etc...)
Gérer le courrier