Offre d'emploi

Office manager (h/f) Offre expirée

LHH Recruitment Solutions-

Quelles sont les missions ?

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation d'expert(e)s, cadres et dirigeant(e)s, recherche pour son client basé à Chatou (78) :

Un Office manager H/F, CDI

Au sein d'une start up, édition de logiciels applicatifs.
La personne recherchée aura une porte aux responsabilités larges comprenant notamment : la gestion des reporting financier, la recherche de subventions, les tâches administratives (RH, ventes, services généraux, etc.), la bonne coordination entre les services, l'organisation générale de l'entreprise et la bonne diffusion des informations.
Membre de l'équipe de direction, bras droit du PDG qu'elle cherchera à délester au maximum, la personne recherchée doit être digne de confiance et posséder une grande discrétion.

Vos missions :

Achats / Services généraux : gestion des achats, factures fournisseurs, suivi bailleur, aménagement interne, sélection des prestataires divers, négociation et suivi des contrats, registre des équipements, etc.
Administration des Ventes : réponses par téléphone et par email aux questions des clients, aide à la création et suivi des propositions commerciales, préparation des tableaux de bord pour suivi, création et envoi des devis et des factures, suivi des factures, relances clients, gestion administrative des formations auprès des organismes concernés.
Ressources Humaines : Aide au Recrutement (description de poste, annonces, relations avec les cabinets, les écoles et les sites), suivi des évaluations individuelles (rédaction de fiches et de supports d'entretiens), finalisation des contrats de travail, déclaration d'embauches, accueil des nouveaux salariés, liaison avec le comptable pour la gestion des paies, validation des demandes de congés et des notes de frais, support aux projets RH, tableaux de bord sociaux, données sociales centralisées, liaison et gestion administrative requise du suivi des éléments RH, etc.
Office Management : gestion du bureau, loyer, relation avec le bailleur, achats des équipements et des fournitures de bureaux, réservation de salles, organisation de salons, etc.
Finances-Comptabilité : Préparation des éléments comptables (saisie et suivi des notes de frais, préparation pièces comptables, préparation facturation, budget, suivi de trésorerie, pointage bancaire, reporting financier.
Lobbying : démarches auprès des organismes pouvant nous référer, lobbying auprès d'organismes publics, etc.
Subventions : préparation et gestion des dossiers de demandes de subventions y compris reporting et démarches administratives associés.
Légal-investisseurs : reporting investisseurs, préparation des PV d'assemblées générales, pouvoirs, bulletins de souscriptions, démarches admin avec le greffe, les chambres de commerces, etc.