Offre d'emploi

Assistant au directeur d'agence H/F Offre expirée

HAYS

Quelles sont les missions ?

L'Assistant de l'agence a pour mission d'épauler le Directeur d'agence dans l'exercice de ses tâches. Il est chargé d'organiser et de gérer le planning du Directeur, de participer à la communication interne et externe de l'agence et d'assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

Les activités principales sont les suivantes :
- Responsable de la réception du courrier de l'agence ;
- Responsable de l'accueil physique des visiteurs de l'agence et du siège de la société ;
- Réception et filtre des appels téléphoniques de l'agence et du siège (nombre très réduit - recours au numéro sur téléphones portables) ;
- Gestion du courrier en arrivée et en départ pour l'agence et le siège ;
- Organisation du tri de courriers des opérations gérées par le Directeur et archivage des documents (collecter, classer par opération) ;
- Gestion ponctuelle de l'agenda et de l'emploi du temps du Directeur (prise de rendez-vous, courriers, emails, congés?) ;
- Préparation et organisation de la logistique des différents événements professionnels de l'agence (réunions, déplacements, interventions orales, auditions, conférences téléphoniques?) ;
- Préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la mission du Directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions?) ;
- Gestion et actualisation des fiches contacts ;
- Assistance au Directeur de l'agence dans la rédaction d'appels d'offres le concernant ;
- Mise au propre des comptes rendus des réunions de chantier ;
- Préparation des notes de frais à transmettre au siège ;
- Gestion de l'organisation d'évènements internes et externes (réunions, déjeuners, ?) ;
- Etablissement des certificats de paiement des MOE, AMO et entreprises sous le contrôle et le visa du Directeur ;
- Points réguliers avec le Directeur de l'agence sur l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.