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Offre d'emploi
Gestionnaire courrier, tri et numérisation (H/F)
Offre expirée
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU VAL D'OISE
Détail de l'offre
Quelles sont les missions ?
La Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH) est un guichet unique destiné à faciliter les démarches des personnes handicapées. Elle offre un accès aux droits et prestations prévus par la loi, pour les personnes handicapées dans le département du Val-d'Oise (95). Elle exerce des missions d'accueil, d'information, d'accompagnement et de conseil des personnes handicapées (96 000 bénéficiaires sur le département) et de leur famille, ainsi que de sensibilisation de tous les citoyens aux handicaps.
Fortement attachée à la qualité de service rendu à l'usager, la MDPH s'est engagée dans une démarche d'excellence opérationnelle qui réinterroge les pratiques et les organisations de travail dès que nécessaire.
La cellule courrier de la MDPH reçoit instruit près de 45 000 dossiers par an.
Le Conseil départemental du Val d'Oise recrute pour le Pôle appui administratif et financier de la Maison Départementale des Personnes Handicapées un gestionnaire courrier, tri et numérisation H/F chargé de recevoir et traiter les courriers et mails destinés aux services de la MDPH-DPH.
Garantir le respect des procédures de gestion en vigueur (qualification, complétude, tri, numérisation des dossiers, traitement des mails) afin d'orienter vers les bons services de la MDPH-DPH et garantir une quantité de traitement visant l'amélioration des délais de réponse à l'usager.
A partir d'un planning hebdomadaire établi par le service courrier de la MDPH :
Traitement des courriers papier adressés à la MDPH
- Réception du courrier : collecte des enveloppes auprès du service courrier du Département, recueil des plis déposés à l'accueil de la MDPH
- Préparation de l'ensemble des plis en vue de leur numérisation : dépollution des documents (retrait des agrafes, des trombones, du scotch)
- Qualification des plis reçus : tri par public (adultes / enfants / connu / inconnu) en consultant le Système d'Information SOLIS si nécessaire
- Réalisation de la complétude administrative pour les demandes MDPH reçues
- Insertion des séparateurs permettant le classement dans les bannettes GED (Gestion électronique de documents).
Numérisation des plis dans la Gestion Electronique des Documents (GED)
- Numérisation des plis par via un scanner utilisant la lecture automatique de documents et mise à disposition du courrier dans les bannettes GED dédiées aux services de la DPH/MDPH
Traitement des demandes MDPH numérisées et intégration dans la GED
Traitement des mails et intégration dans la GED
- Réception et traitement des mails reçus sur la boite mail générique du service
- Qualification, complétude administrative, insertion des séparateurs permettant le classement dans les bannettes GED, intégration dans la GED
Désarchivage des fonds de dossiers de la classothèque
- Tri du dossier
- Numérisation dans le dossier GED de l'usager
Archivage des plis numérisés
Tâches complémentaires :
- Saisie du tableau de bord de suivi de l'activité
- Réorientation les dossiers numériques vers les bons interlocuteurs
- Traitement des dossiers " transferts entrants " provenant d'autres MDPH ;
- Gestion des dossiers " prioritaires " et " urgents "
- Gestion de la bannette GED " anomalies "
- Dépôt et réception du courrier " départ " auprès du service courrier du Département
Quel est le profil idéal ?
Technique :
- Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Outook,
- Capacité à acquérir la maîtrise du logiciel : SOLIS et logiciel de GED
- Respect du planning hebdomadaire
- Application et respect des procédures administratives internes
- Adaptation aux évolutions législatives, réglementaires et organisationnelles.
Relationnel :
- Aptitude au travail en équipe
- Sens de l'organisation, méthode et rigueur professionnelle
- Capacité d'analyse et de réflexion
- Capacité de reporting régulier
- Sens de la communication, de l'écoute
- Respect des règles du secret professionnel
- Force de proposition
Connaissances :
-Connaissance de l'institution départementale et des services,
-Connaissance des prestations en faveur des personnes handicapées
Profil:
Ce poste est ouvert aux adjoints administratifs non titulaires
Contrat GIP MDPH (contractuel de droit public)
CDD de 6 mois - Possibilité de CDI ensuite
- Respect du planning hebdomadaire
- Port de charges pour l'archivage
- Bonnes capacités de concentration et de rigueur
- Travail en bureau Openspace
- Etre à l'aise avec les outils informatiques
- Règles de confidentialité à appliquer
Tous les postes du Conseil Départemental du Val d'Oise sont handi-accessible
Pourquoi les rejoindre ?
Le Département du Val d'Oise, ce sont 3600 agents répartis
sur tout le territoire et plus de 150 métiers différents au service de 1,2 million de Valdoisiens.
Le Département agit dans des domaines aussi divers que la solidarité, la construction et la
maintenance des collèges, l'attractivité et l'aménagement du territoire, le numérique, la
culture, le sport...
Pour mettre en oeuvre son action, notre collectivité innovante, dynamique et engagée dans la
qualité de vie au travail de ses collaborateurs recrute.
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Année de création
1968
Collaborateurs
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