Quelles sont les missions ?

Assister le Directeur de Création dans l'organisation de ses fonctions et dans les aspects administratifs du fonctionnement de la direction, et ce dans un esprit de service vis-à-vis de l'ensemble de ses interlocuteurs.

Eléments de contexte
La Direction Création rassemble les talents internes et externes au service de la création et de la production de contenus de communication propres à enthousiasmer et surprendre les publics d'Hermès.

Principales activités
1. Assistanat du Directeur

Assurer la gestion de l'agenda complexe et mouvant en anticipant les différentes échéances liées aux temps forts de l'année et préparer les communications y afférant : centraliser et relayer les informations liées aux séminaires (dont le séminaire Communication) et tout événement Hermès ;
Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques en français et en anglais ; prendre en charge les sujets et anticiper les réponses ;
Réceptionner et transmettre le courrier et les emails du Directeur, s'assurer que les demandes adressées au Directeur ont été traitées ;
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes internes, rapports et présentations PowerPoint, en français et en anglais ;
Mettre à jour les documents de suivi : plannings et ordres du jour
Organiser les réunions de l'équipe, effectuer les comptes rendus ; relayer les informations auprès des directeurs du département (notes, emails, communications...) ;
Organiser les voyages et gérer les notes de frais du Directeur,
Assurer le suivi de certaines factures (créations de compte fournisseur, émissions de bons de commande...) et le suivi d'ADP


2. Coordination d'équipes/Gestion administrative

Organiser l'arrivée des nouveaux collaborateurs, prendre en charge la commande d'ordinateurs, de téléphones, la demande de création de compte outlook, etc... ;
Organiser les séminaires, préparer les journées de réunions d'équipe, les réunions informelles, pour tout le département, et réserver les salles de réunion ;
Coordonner la participation des équipes aux journées Podium ;
Coordonner les souhaits de congés et consolider les plannings de congés/absences de toute nature ;
Suivre et mettre à jour les effectifs et actualiser l'organigramme de la Direction de la Création ;

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Quel est le profil idéal ?

Expérience confirmée en secrétariat de direction
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
Excellentes qualités rédactionnelles
Anglais de niveau C1 (écrit et parlé)
Disponibilité, réactivité et dynamisme
Autonomie et sens de l'organisation
Qualités relationnelles
Sens du service - Qualités de médiateur, de facilitateur
Discrétion

Comparer votre profil avec les candidats qui ont déjà postulé

des candidats
ont une expérience plus élevée ou comparable à la vôtre.
des candidats
ont une expérience moins élevée ou comparable à la vôtre.
des candidats
demandent un salaire minimum supérieur ou comparable au vôtre.
des candidats
demandent un salaire minimum inférieur ou comparable au vôtre.

Pourquoi les rejoindre ?

Hermès est une maison familiale indépendante qui poursuit sa tradition artisanale française depuis bientôt deux siècles et déploie aujourd'hui sa créativité à travers 14 métiers.

Créateur, fabricant et marchand d'objets de haute qualité, Hermès a acquis la dimension d'un groupe international, tout en restant une entreprise à taille humaine fidèle à ses valeurs fondatrices : exigence et authenticité, élégance et sobriété, fantaisie et audace.

 
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