Quelles sont les missions ?

Véritable " bras droit " de la Présidente, l'assistant Présidence et Codir H/F a les missions suivantes :

1/ ASSISTANAT DE LA PRESIDENCE

- Anticipation des besoins de la Présidente afin d'optimiser son organisation, son temps et son agenda très complexe et mouvant
- Organisation et prise en charge de la logistique des réunions, des Comités, des séminaires en lien avec la communication, des petits-déjeuners, des déjeuners, des déplacements de la Présidente
- Coordination de la circulation d'informations auprès des différentes directions ou des interlocuteurs externes
- Gestion de courriers et e-mails pour la Présidente (réception, réponse, transmission), suivi et préparation de dossiers (présentations, rapports, comptes rendus, formalités, relances)
- Secrétariat pour la Présidente : préparation des notes de frais, filtrage des appels téléphoniques, accueil des visiteurs

2/ ASSISTANAT GOUVERNANCE ET CODIR

- Assistanat pour l'organisation, la préparation et le suivi des échéances liées à la gouvernance (Conseils d'Administration, Assemblées Générales, Comité Audit et Comptes, Comité Stratégique, Comité Nominations et Rémunérations) en relation avec le Directeur des Affaires Réglementaires et Juridiques
- Suivi et mise à jour des listes Actionnaires/Administrateurs
- Préparation des dossiers de séances plénières
- Gestion des agendas du Comité de Direction
- Accueil des visiteurs du Comité de Direction
- Gestion de la flotte véhicules en lien avec la DAF
- Gestion de la téléphonie mobile (équipements et abonnements) en lien avec la Direction des Opérations (systèmes d'information) et la DAF

3/ GESTION DES SERVICES GÉNÉRAUX VIA LE MANAGEMENT D'UNE SECRÉTAIRE POLYVALENTE

- Accueil physique et téléphonique des visiteurs
- Organisation de réunions, entretiens, déplacements, suivi et justification des coûts (billetterie, hôtels)
- Gestion des salles de réunion et des prestations si nécessaire (accueil, commande de plateaux repas)
- Gestion et suivi des fournitures de bureau
- Forte interaction avec les sociétés techniques intervenant sur le site
- Gestion et suivi des contrats ou commandes de prestation de service (fontaines d'eau, machines à café, nettoyage, contrats d'entretien et de maintenance du matériel de sécurité incendie, de vérification des installations électriques)
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Secrétariat polyvalent : emailing, courrier pour les Directions

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Quel est le profil idéal ?

- Formation supérieure en assistanat de type BAC+2 minimum
- Expérience professionnelle d'assistanat de direction de haut niveau d'au moins 5 à 7 années dans un univers exigeant et complexe.
- Une expérience de l'univers semi public serait un plus.
- Maîtrise du pack office (Powerpoint, Excel, Word et Outlook)

Qualités demandées :

- Grande rigueur
- Sens de la confidentialité et discrétion
- Réactivité, esprit d'initiative
- Autonomie et sens de l'anticipation
- Capacités rédactionnelles
- Orthographe irréprochable et très bonne élocution
- Ecoute
- Très bon relationnel


L'anglais n'est pas demandé sur le poste.

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Assistant de direction H/F GBO HUMAN RESOURCES
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Notre client est une entreprise française de droit privé à but non lucratif remplissant une mission d'intérêt général dans le domaine environnemental. Créé par 12 distributeurs et 12 fabricants français en décembre 2011, et agréé jusqu'en 2023 par le ministère de la transition écologique et sociale, l'organisme gère la collecte séparative, le recyclage et la valorisation des équipements d'ameublement usagés : meubles, sièges et produits de literie, type couchages et couettes. Son activité est encadrée par un agrément des pouvoirs publics.

L'entreprise compte environ 55 salariés et son chiffre d'affaires s'élève à 178 M¤ pour 2019. Actuellement en fort développement, de nombreux chantiers stratégiques sont en projet. 1,3 million de tonnes de meubles usagés sont mises au rebut ou réemployées chaque année dont plus de 60 % seront directement traités par notre client.

L'actuelle assistante de la Présidente évoluant en interne sur des fonctions RH, notre client recherche son successeur H/F le plus rapidement possible.

 
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