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Détail de l'offre
Quelles sont les missions ?
L'assistant.e de direction assure le secrétariat et l'assistanat du directeur de l'Institut et du délégué général. Il/elle est garant du bon déroulement de la vie de la Direction de l'Institut et de ses interactions avec les équipes de l'institut et ses partenaires.
Activités :
Gestion du secrétariat du directeur, du délégué général et du Président de la Fondation et de la Directrice : agendas, mails, appels téléphoniques et notes de frais ;
Planification, organisation et suivi des réunions de gouvernance :
- Comité de direction, conseil d'administration, conseil scientifique international, comités de pilotage ;
- Organisation logistique ;
En coordination avec le Chargé de mission stratégie et pilotage auprès de la Déléguée Générale:
- Rédaction et diffusion des ordres du jour et comptes rendus ;
- Conception et mise en forme des dossiers et supports de réunions ;
- Suivi des dossiers et des décisions ;
- Structuration, organisation et mise à jour du fonds documentaire administratif nécessaire au suivi des dossiers, appels à projet, visites, agendas de gouvernance etc ;
Organisation et coordination des évènements et rencontres partenariales de la direction :
- Accueil de séminaires avec des interlocuteurs internationaux (gestion des voyages, organisation des salles et agenda, préparation des supports) ;
- Visites officielles et accueil de délégations nationales et internationales ;
- Préparation et suivi d'appels à candidatures internationaux
. Contribution aux appels à candidatures des programmes formation et des appels à projet
Participation au bon déroulement de la vie de l'institut
- En charge de la gestion administrative et courante des équipes fonctions support (réalisation des bons de commandes, suivi et rapprochement facturation, gestion des commandes fournitures et autres besoins ad hoc)
- Interface et communication avec les équipes de recherche ;
- Animation du département Support Services de l'Institut : réunions de coordination de la plateforme Services support
- Organisation des séminaires de direction, des séminaires des responsables d'équipes, des séminaires services support, en lien avec le service communication et RH
Quel est le profil idéal ?
De formation Bac+2 minimum, vous avez minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire.
Un niveau d'anglais bilingue est attendu sur le poste.
Votre capacité à évoluer au sein d'un environnement complexe et exigeant, votre esprit d'équipe, d'initiative et de responsabilités vous aideront à mener à bien vos missions.
Qui a publié cette offre d'emploi ?
Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, Institut de recherche, basé à Paris 15ème, un.e Assistant.e de direction.
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