Offre d'emploi

Assistant de direction / Office Manager (H/F) Offre expirée

FED OFFICE

Quelles sont les missions ?

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à PARIS, un Assistant de Direction/Office Manger (H/F) pour une prise de poste rapide.

Vous serez en charge de l'Organisation et de l'optimisation de l'agenda du Directeur, en anticipant les différents évènements et en tenant compte en permanence des nouvelles priorités :
-Organise ses voyages et déplacements dans le monde
-Rédige et envoie des mails et courriers en français et en anglais et gère ses notes de frais
-Organise les différents forums qui rythment l'agenda du DG, tant sur le plan administratif que logistique (ODJ, invitation, compte rendu..)
Contribue à l'intégration des nouveaux collaborateurs
Propose et met en place les parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs du comité de direction B.U.

Assure la mission d'office manager :
Locaux : Accueille les visiteurs (Paris),
Sélectionne les prestataires, négocie les tarifs et suivi.
Programme et réalise les états des lieux avec le bailleur puis s'assure en permanence du respect du bail
Sécurité : s'assure du respect des consignes/normes de sécurité en lien avec un expert interne et/ou externe
Entretien : définit le cahier des charges de la prestation (consommables, matériel, fréquence?) et s'assure du respect du contrat

Assurance : réalise le cas échéant les constats, prend en charge les relations avec les assureurs
Coordonne les réaménagements des bureaux en lien avec le Comité de Direction et le RRH
Gestion de la relation commerciale et suivi de la qualité de la prestation :
Travel manager : administre les profils des collaborateurs, suit les statistiques de la politique
voyage, suit les réclamations clients, sélectionne les hôtels partenaires et négocie un accord commercial,
négocie des tarifs préférentiels avec les opérateurs.
Centralise et renouvelle les abonnements
Référent pour certains prestataires de services : (notamment : fournitures de bureau, accueil,
consommables, recyclage papiers de bureau, matériel à affranchir et de mise sous pli etc.)
Négocie les tarifs, valide les devis, réalise les commandes et suit la facturation
S'assure du respect du contrat tout au long de la prestation et s'occupe des réclamations

Qualité - Hygiène - Sécurité
Connaître, appliquer et faire appliquer la politique qualité dans le cadre de ses activités
Respecter, faire respecter et appliquer les normes et procédures de l'entreprise