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Détail de l'offre
Quelles sont les missions ?
Direction de la Vie Sociale
Service Social départemental
Le secrétaire administratif assure la gestion administrative courante du service central auprès de l'équipe pilotage SSD.
Accueil physique téléphonique :
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et transmettre les messages
- Recevoir et diffuser les courriers/mails et les informations
- Renseigner les différents interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les cadres du territoire
Organisation, planification
- Organiser les agendas des cadres du service et prendre les rendez-vous en fonction des priorités
- Rappeler les informations importantes, transmettre les messages
- Organiser et suivre les réunions de service, rédiger les comptes rendus
- Gérer les mails et documents des cadres du service en lien avec la deuxième secrétaire
Secrétariat
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, rapports, PowerPoint...)
- Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, mettre en forme, corriger divers documents
- Recueillir des informations pour la préparation de dossier
- Renseigner les tableaux de suivi
- Assurer le traitement du courrier et des parapheurs (arrivée/départ) en version papier et dématérialisé (Elise)
Suivi des projets et activités du service
- Assurer le suivi des délais et effectuer les relances nécessaires des notes, rapports, demandes d'information et d'indicateurs
- Apporter un soutien administratif dans les projets transversaux que porte le service (Pacte des solidarités, Bus Départemental France services ...)
- Suivre les dossiers du service en lien avec la deuxième secrétaire administrative (dispatching des dossiers : Dalo, Ccapex, Stagiaires, Vulnérabilité et signalements 39/77, Mise à l'abri... selon une organisation par thématique)
- Participation à la gestion administrative de l'activité de la mission vulnérabilité en lien avec l'assistante vulnérabilité
- Participer à la communication du service et collaborer à la mise à jour des divers canaux de communication (Site internet/intranet, VO Solidarités...)
- Contribuer à l'activité liée à SOLIS
- Veiller au maintien de la gestion de l'arborescence de service
- Contribuer à la continuité du service public
Ponctuellement :
- Assurer le remplacement de la secrétaire de direction et des autres services de la direction
- Assurer le suivi budgétaire d'actions spécifiques
Quel est le profil idéal ?
Technique
- Maitriser la suite bureautique (Office 360)
- Prendre des notes, formuler et rédiger
- Avoir le sens de l'organisation, de la méthode et rigueur professionnelle
- Etre capable d'analyse et de réflexion
- Recevoir, filtrer, orienter, prendre des messages
- Connaître la fonction publique territoriale
- Connaître du Conseil départemental, de la DVS et du SSD
Relationnel
- Savoir travailler en équipe
- Savoir prioriser et alerter
- Avoir le sens de la communication, de l'écoute
- Être disponible
- Confidentialité
Formation de secrétariat,
Expériences professionnelles souhaitées : intérêt pour l'intervention sociale et aimer le contact avec le public.
Tous les postes du Conseil Départemental du Val d'Oise sont handi-accessibles
Pourquoi les rejoindre ?
Le Département du Val d'Oise, ce sont 3600 agents répartis
sur tout le territoire et plus de 150 métiers différents au service de 1,2 million de Valdoisiens.
Le Département agit dans des domaines aussi divers que la solidarité, la construction et la
maintenance des collèges, l'attractivité et l'aménagement du territoire, le numérique, la
culture, le sport...
Pour mettre en oeuvre son action, notre collectivité innovante, dynamique et engagée dans la
qualité de vie au travail de ses collaborateurs recrute.
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Année de création
1968
Collaborateurs
3 600
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Doc, Docx, rtf, pdf (3 Mo. max)
