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Offre d'emploi
Assistant de Direction Générale H/F Offre expirée
EOS by Synapse

Détail de l'offre

Quelles sont les missions ?

EOS by Synapse recherche pour l'un de ses clients, un cabinet d'avocats international : un Assistant de Direction Générale H/F.
Poste basé à Paris 08 à pourvoir pour mi-février en CDI dans le cadre d'un départ à la retraite. Une passation sera envisagée pour ce poste.
Rémunération : entre 50k? et 53k? brut annuel selon expérience + participation, tickets restaurant, CE.

Vous serez rattaché(e) à la Secrétaire Générale qui fait partie du Comité Exécutif.

L'Assistant(e) de Direction Générale doit pouvoir accompagner la Secrétaire Générale dans l'intégralité de son périmètre en organisant et facilitant son travail au quotidien. Il/Elle assiste la Secrétaire Générale dans sa mission auprès du Comité Exécutif.
Il/Elle a par ailleurs un rôle pivot entre la Secrétaire Générale et l'ensemble de directeurs afin de faciliter la transmission des informations.
A ce titre, il/elle fait partie intégrante de l'équipe rapprochée de la Secrétaire Générale.

Vos missions seront les suivantes :

1) Assistanat de la Secrétaire Générale : accompagner, faciliter et organiser
- Gestion d'un agenda complexe et mouvant : organisation des réunions récurrentes et ponctuelles, lancement des invitations, organisation de la logistique (salles de réunion, moyens IT), organisation de déjeuners
- Préparation des dossiers de réunion :
o En fonction des instructions, s'assurer que la Secrétaire Générale dispose de l'ensemble des informations lui permettant d'assister efficacement aux réunions inscrites sur son agenda : liaison avec les directions concernées pour l'obtention des éléments
o Mise à jour des documents récurrents : feuille de route etc....
- Rédaction de mails, documents, présentation Powerpoint en fonction des instructions.

2) Assistance aux directeurs : transmettre, coordonner, assister
- Coordonner les réunions entre la Secrétaire Générale et les directeurs (4 Directeurs)
- Être "courroie de transmission" de toutes informations nécessaires à l'avancement des dossiers et des projets impliquant les directeurs
- Répondre aux sollicitations des directeurs et les assister ponctuellement en fonction des demandes spécifiques (organisation de réunions par exemple, mise en page de documents, impressions...)

3) Comité exécutif : établir, diffuser, suivre
- En tant que membre du Comité exécutif, la Secrétaire Générale a la charge de :
o L'organisation des réunions du comité (hebdomadaire et ponctuelle)
o L'établissement de l'ordre du jour du comité exécutif hebdomadaire
o La transmission de l'ordre du jour à l'ensemble du comité
o La rédaction du PV du comité
o La mise en ligne du PV sur l'espace associés
Il/Elle sera par ailleurs amené(e) à travailler avec les assistantes des membres du Comité exécutif et notamment les assistantes des associés senior et gérant.

4) Assemblée générale des associés : organiser, coordonner, rendre compte
L'assemblée générale des associés est régulièrement convoquée par le Comité Exécutif.
En binôme avec la Responsable RH avocat, l'Assistant(e) de la Secrétaire Générale devra :
- Organiser les réunions d'AG selon les dates communiquées par le Comité
- Réserver les salles et faire la liaison avec le service "expérience client" pour les dîners ou cocktails éventuels
- Préparer la liste des présences et organiser les pouvoirs des absents
- Organiser en coordination avec les services IT les modalités de vote aux AG (vote électronique, main levée) et les modalités de participation (teams)
- Tenir à jour le registre des présents
- Solliciter un associé pour assurer le secrétariat de séance et rédiger le PV
- Organiser le circuit de validation du PV et en assurer la diffusion

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Quel est le profil idéal ?

- Anglais courant
- Très bonne connaissance de Outlook, Word, Powerpoint, Excel - Office 365
- Très bonne orthographe et rédaction
- Esprit de synthèse
- Sens des priorités, de l'anticipation et de l'organisation
- Sens du reporting
- Gestion de projet
- Très bonne élocution - aisance orale
- Excellent sens relationnel
- Capacité d'écoute et d'observation
- Aptitude à faire preuve de pragmatisme
- Orienté(e) résultats
- Être force de proposition
- Sens du service
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Capacité à passer d'un sujet à un autre et de faire les liens nécessaires entre les différents sujets

Qui a publié cette offre d'emploi ?

EOS by Synapse est le cabinet de recrutement référent spécialiste sur les métiers d'Executive Assistant / Office Manager / Personal Assistant.
Nos clients sont très variés : TPE, PME, ETI et grands groupes internationaux et issus de divers secteurs d'activités (luxe, conseil, énergie, hospitality...)
Au sein d'EOS, nous sommes passionnés par l'art de connecter les talents exceptionnels aux entreprises qui aspirent à l'excellence en matière d'assistanat et de gestion administrative. Nous croyons en la personnalisation de chaque recherche de talent.
Voici pourquoi notre cabinet se révèle être le partenaire idéal pour votre recherche de talents dans ce domaine essentiel.

 
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