Quelles sont les missions ?

En tant qu'office manager, vous serez le véritable pivot de cette structure.

Vos principales missions sont les suivantes :

ASSISTANAT :

* Accueil physique des visiteurs
* Gestion des appels téléphoniques
* Gestion des coursiers
* Gestion et préparation des salles de réunion (agencement, matériel, repas..)
* Gestion des agendas
* Organisation des déplacements (restaurant, hôtel, taxis, trains, avion?)

* Traitement du courrier et des mails : gestion des réponses, rédaction de courriers, classement

* Elaboration de présentations en format Power Point ou autre
* Réalisation de rapports règlementaires (reporting annuel UNPRI, déclaration mensuelle pour le Canada)
* Elaboration des PV d'AG et autres documents juridiques
* Mise à jour de l'annuaire de l'entreprise (mail, téléphone des collaborateurs)
* Saisie des données dans le CRM, des virements, saisie des notes de frais/notes de debours clients

SERVICES GENERAUX :

* Gestion des approvisionnements en boissons, fournitures diverses pour la cafétéria
* Gestion du matériel de bureau et des fournitures de bureau
* Gestion du matériel IT et des interventions IT
* Coordonne les interventions des prestataires : ménage, prestataire informatique, visites périodiques de sécurité, cadeaux d'entreprise?
* Gestion des contrats et factures des fournisseurs : assurance, téléphone, imprimantes, ménage,?
* Est l'interlocuteur du Syndic de Copropriété

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL :

* Gestion de l'onboarding des nouveaux arrivants
* Gestion de la Mutuelle, Prévoyance
* Publication d'annonces de stages, de postes à pourvoir
* Gestion des visites médicales
* Gestion des jours de congés
* Gestion de la formation
* Saisie des timesheet (gestion des temps)
* Gestion des relations avec l'expert-comptable
* Veille aux conditions de travail et au bien-être des collaborateurs

COMMUNICATION / EVENEMENTIEL :

* Gestion du site internet (intégrer les nouvelles news, relation avec les prestataires, etc.)
* Gestion des comptes LinkedIn, Twitter et Instagram
* Gestion de Campagne d'emailing newsletters, v?ux, etc.)
* Gestion des envois de documents: Carte de v?ux, Newsletter, Cadeaux de Noël
* Organisation d'événements internes (pot de bienvenue, séminaires?)
* Organisation d'événements externes : course caritative, IPEM?
* Participation aux projets transverses tels que SalesForce

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Quel est le profil idéal ?

De formation Bac+2 minimum, vous avez une expérience de minimum 5 ans sur un poste similaire.

Savoirs :
De bonnes connaissances sur le fonctionnement d'une entreprise (juridique, gestion, ressources humaines), maîtrise parfaitement bien les outils bureautiques (Pack office), est à l'aise avec les outils digitaux.

Excellente maîtrise de la langue française à l'écrit et à l'oral.
Maîtrise l'anglais à l'écrit et à l'oral.

Savoir faire et savoir être :
rigueur, organisation, gestion des priorités, flexibilité et réactivité pour s'adapter aux aléas du quotidien, autonome et force de proposition, excellentes capacités relationnelle, discrétion.

Le poste est à pourvoir en CDI et de manière rapide.
Une intégration est souhaitée à partir de Mi décembre ou au plus tard en Janvier 2024.

Le télétravail est proposé sur ce poste à raison de 1 jour par semaine et plutôt le vendredi.

Un peu plus d'informations sur la société :

L'univers est bienveillant, très exigeant cependant, le poste demande beaucoup de rigueur et de réactivité. Le dirigeant de cette société avec qui vous travaillerez est assez indépendant : la part de son assistanat est assez minime.

Rémunération : 42/45KEUR selon profil
Avantages : remboursement Navigo à 100% et prise en charge de la mutuelle à 100%

Qui a publié cette offre d'emploi ?

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 8ème, un.e Office Manager.

Au sein d'une société d'investissement, à taille humaine (20 salariés), vos bureaux sont situés proche de Saint Lazare / Quartier les Grands Magasins boulevard Haussmann, votre environnement de travail sera agréable et respectueux de l'équilibre vie professionnelle/personnelle.

Vous êtes prêt.e à rejoindre cette belle équipe ambitieuse et à devenir leur véritable support pour un associé dans son quotidien ? Alors ce poste est fait pour vous !

FED OFFICE se presente en vidéo

 
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