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Offre d'emploi
Assistant de direction/ Office Manager H/F
FED OFFICE

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Détail de l'offre

Quelles sont les missions ?

Missions principales :

Assistanat de Direction :
- Gérer l'agenda et les rendez-vous via l'outil informatique, de la Direction générale et des membres du CODIR.
- Organiser et préparer les déplacements et les réunions en interne comme en externe (conférence, séminaire, visite diverses ...) de la Direction générale et des membres du CODIR.
- Réception des messages des interlocuteurs et reporting auprès de la Direction générale.
- Gestion administrative liée aux instances de gouvernance de la société (convocations, impression des procès-verbaux, classement, jetons de présence, déclaration IFU...).
- Réalisation des formalités administratives auprès du greffe du tribunal de commerces (dépôt des comptes annuels, modifications statutaires, extrait de kbis...)
- Suivi des mandats des représentants au sein du Conseil d'administration (maj régulières des données...).

Au sein du pool assistanat :
Fonction d'accueil : accueil physique et téléphonique

Secrétariat :
- gestion du courrier entrant et sortant dans le cadre d'une démarche de dématérialisation.
- Envoi de courriels d'information de premier niveau à l'équipe à la demande de la direction générale

Assistanat du centre opérationnel et des fonctions support :
- Organiser et préparer les réunions en interne comme en externe (calendrier, documents de travail, mise en forme des dossiers...).


Réaliser les missions " moyens généraux " en l'absence de l'assistante administrative :
- Vérifier à la bonne tenue des locaux (eau, matériel, machine à café, stock de café, maintien du bon ordre...,)
- Gérer les fournitures de bureaux
- Réceptionner les colis et diverses livraisons
- Participer à la préparation de l'arrivée d'un nouveau salarié (installation du matériel bureautique, badges d'accès, ouverture du compte au RIE, clé des bureaux, préparation des EPI...)
- Gestion du prestataire informatique (planification des interventions, suivi de la prestation)
- Gestion de la flotte automobile (entretien, CT).
- Gestion des moyens de télécommunication (mobile, fixe et internet).

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Quel est le profil idéal ?

De formation supérieure (BTS, DUT) en gestion ou assistanat.
Vous avez une première expérience réussie en tant qu'assistante de direction/office manager

Savoir faire :
* Maîtrise des outils du pack office (Outlook, Word, Excel)
* Savoir communiquer efficacement
* Sens du service
* Savoir prendre des notes
* Bonnes capacités rédactionnelles

Savoir-être :
* Qualités relationnelles, écoute, diplomatie,
* Esprit d'initiative, esprit d'équipe,
* Sans de l'organisation, méthode et rigueur,
* Dynamisme, discrétion, disponibilité.

92 260 FONTENAY-AUX-ROSES

Qui a publié cette offre d'emploi ?

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé dans les hauts de Seine (92), un Assistant de direction/Office Manager en CDI.

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