Offre d'emploi

Assistant agence (H/F)

SKILLS RH

Quelles sont les missions ?

Accueil et gestion administrative :

• S'assurer de l'accueil physique et téléphonique et gérer le listing des adresses mail.
• Gérer le courrier (récupération, ouverture, distribution, numérisation, archivage...) et les colis.
• Saisir des documents, rédiger des courriers, élaborer des présentations.
• Mettre à jour divers reporting et données mensuelles.

Gestion quotidienne de l'agence :

• Veiller à une bonne gestion quotidienne de l'agence, à l'utilisation et à l'entretien du matériel et des ressources (salles de réunion, casiers, parkings, réaménagement des bureaux...).
• Gérer les stocks et effectuer les commandes de fournitures de bureau et matériels (dépenses quotidiennes).
• Faire réaliser des devis pour les dépenses quotidiennes de l'agence.

Organisation de l'intégration et des départs des employés :

• Organiser l'accueil sécurité et l'intégration des nouveaux arrivants internes et externes : mise à jour des plans de prévention, création de compte logiciel, communication, droit d'accès, etc.
• Organiser les sorties des salariés internes et externes (remise de matériel, etc.).
• Gérer les affectations (cost center, établissement, manager, etc.) sur les logiciels (Timmi, visite médicale, etc.).

Gestion des déplacements et événements :

• Aider à l'organisation des déplacements et créer les comptes individuels sur le logiciel : réservation des billets de train, d'hôtels, taxi, documentation des demandes de déplacements.
• Organiser les différents évènements en agence : afterworks, soirées de fin d'année, etc.

Facility Management et sécurité :

• Créer les procédures et gérer les systèmes d'accès aux locaux (création, étiquetage, programmation et demandes d'accès, mise à jour des badges, tableau de suivi, etc.).
• Planifier et gérer les visites externes (maintenance diverses, contrôle des équipements de protection, etc.).