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Offre d'emploi
Assistant polyvalent H/F Offre expirée
FED OFFICE

Détail de l'offre

Quelles sont les missions ?

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris dans le 2ème arrondissement, un assistant polyvalent H/F.

En tant qu'assistant polyvalent vos missions seront :
-Accueillir chaleureusement les visiteurs, les orienter vers les bonnes personnes et répondre à leurs besoins.
Gestion du courrier
-Traiter le courrier entrant et sortant avec diligence, en assurant une distribution et un envoi efficaces.
-Coordonner les services de messagerie et de livraison pour garantir la ponctualité et la sécurité des envois. (gérer les coursiers )
-Gérer les appels entrants, en dirigeant les appelants vers les bonnes personnes ou en prenant des messages détaillés.
-Assurer une gestion fluide des communications téléphoniques, y compris la messagerie vocale.
Tenue du bureau :
-Suivre et gérer les stocks de fournitures, en passant des commandes au besoin pour maintenir des niveaux de stock appropriés.
-Organiser et maintenir la propreté des espaces communs, comme la réception et les salles de réunion.
Support Informatique :
-Collaborer avec le service informatique pour la mise à jour des listes de diffusion et la préparation du matériel pour les nouveaux arrivants.
-Gérer les demandes liées aux télécommunications et à la création de signatures électroniques.
Tâches administratives
-Gérer les cartes de visite.
-Gérer les remboursements via Stripe et PayPal.
-Gérer le stock de parfums.
-Préparer les commandes de parfums et assister dans diverses tâches administratives.
-Gérer le suivi et la validation des factures avec le service comptable
Logistique et maintenance :
-Coordonner les prestataires de services (entretien, IT, etc.) et assurer la maintenance des bureaux.
-Organiser les déplacements professionnels, réservations d'hôtels, de restaurants et de transports.

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Quel est le profil idéal ?

- Vous êtes de niveau BAC minimum et avez une expérience d'au moins 2 ans dans un poste similaire.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Sens de l'organisation, du service et capacité à gérer les priorités.
- Autonomie et polyvalence.
- Maîtrise du Pack Office.
- Pouvoir travailler en anglais, échanger à l'écrit et décrire une procédure à l'oral.
- Appétence pour le domaine informatique.

Avoir une grande aisance avec l'outil informatique serait un vrai plus (maj, installation, configuration, assistance de 1er niveau).



Mission intérim 1 mois, renouvelable.

Démarrage 1/07/24

Qui a publié cette offre d'emploi ?

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Levallois, un Assistant polyvalent (H/F).

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