Quelles sont les missions ?

Rattaché(e) au Département Services Généraux (composé de 7 collaborateurs), vous serez un véritable soutien administratif et opérationnel pour le Responsable du Service et vous aurez en charge la :

1- Gestion des bâtiments de l'école / sécurité des bâtiments ERP (4 sites soit 20.000 m2 et un cinquième de 4.600 m2 en cours de construction) :

- Vérification au quotidien de l'état et de la sécurité des différents sites de l'école en lien avec l'équipe de techniciens polyvalents,

- Préparation et suivi des audits / commissions de sécurité avec tenue des registres de sécurité et tableaux de bord,

- Coordination des besoins et des activités en sécurité incendie (matériels, exercices d'évacuation),

- Supervision de l'actualisation annuelle des DUERP, contrats assurance, etc.,

- Mise à jour des fiches techniques des bâtiments,

- Organisation et suivi de la formation sécurité de l'équipe permanente,

- Réalisation d'une veille réglementaire.

2- Interface avec les prestataires et les bailleurs :

- Supervision des travaux de remise en état, amélioration, reconfiguration, déménagements, levée de réserves, etc.,

- Gestion et développement du portefeuille de prestataires,

- Gestion et suivi des prestations et des contrats de services techniques prestataires,

- Evaluation des nouveaux prestataires,

- Participation et soutien aux équipes dans le cadre des réponses à Appels d'Offres.

3- Optimisation de la gestion administrative :

- Mise à jour des process du Département Services Généraux,

- Gestion et optimisation de l'utilisation du portail digital Services, qui permet aux collaborateurs de l'école de faire une demande et de signaler un problème,

- Suivi des indicateurs de performance.

4- Participation au pilotage et au suivi financier :

- Réalisation du suivi budgétaire et financier,

- Vérification et suivi des commandes et des factures en lien avec le service comptabilité,

- Participation à la négociation des contrats et à la construction du budget annuel.

5- Autres activités :

- Support aux techniciens polyvalents lors de l'organisation d'événements (journées portes ouvertes, séminaires, conférences, etc.).

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Quel est le profil idéal ?

- Une première expérience significative sur un poste similaire, en établissement d'enseignement supérieur, environnement industriel ou ERP est impérative.

- Rigueur, sens des responsabilités, capacité à prendre des initiatives, forte appétence pour les aspects réglementaires/sécurité.

- Bonne aisance dans les tâches manuelles, administratives, et les outils informatiques (Outlook, Word, Excel, outils de gestion...).

- Goût pour le travail d'équipe, pour la polyvalence et grande aisance relationnelle pour interagir efficacement avec les interlocuteurs internes et externes.

Qui a publié cette offre d'emploi ?

Notre partenaire, acteur indépendant majeur de l'enseignement supérieur et de la transformation numérique recherche son/sa prochain(e) Coordinateur(trice) Services Généraux.

 
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