Offre d'emploi

Office Manager - Responsable des Services Généraux H/F Offre expirée

CONNECTING VALUES

Quelles sont les missions ?

Responsabilités principales :

1) Soutien auprès des différentes directions

- Anticipation des besoins : identifier et anticiper les besoins logistiques, organisationnels et matériels pour une organisation optimale.
- Optimisation de la collaboration : mettre en place des outils et méthodes pour améliorer les échanges et la coordination entre les équipes.
- Suivi des chantiers transversaux : assurer une circulation fluide des informations et veiller au respect des délais.
- Gestion budgétaire : suivre le budget des services généraux.

2)Gestion des communications

- Filtrage des appels téléphoniques : prioriser les appels entrants et fournir des réponses adaptées.
- Accueil des visiteurs : garantir une expérience d'accueil professionnelle et conviviale.
- Gestion des courriers et e-mails : assurer la réception, la transmission et la réponse aux correspondances tout en veillant à une organisation fluide des communications internes et externes.

3)Organisation et gestion administrative :

- Planification des agendas : organiser et gérer les agendas de manière proactive, en tenant compte des priorités, contrainte et échéances.
- Gestion des réunions : planifier, organiser et coordonner les réunions, gérer les invitations et préparer les salles ainsi que les supports nécessaires.
- Classement et archivage : structurer et maintenir un système de classement efficace (physique et électronique) pour un accès rapide et facile aux informations.

4) Gestion des services généraux

- Supervision des locaux : gérer l'entretien, la maintenance et l'aménagement des bureaux en collaboration avec prestataires externes.
- Gestion des assurances : suivre et administrer les contrats d'assurances liés aux locaux et actifs de l'entreprise.
- Pilotage des fournitures : identifier les besoins en consommables, gérer les commandes et superviser les stocks.

5) Coordination d'événements internes et création d'un environnement de travail agréable

- Organisation de séminaires et événements : planifier et organiser des séminaires, réunions d'équipe, team buildings ou événements internes. Coordonner les prestataires, la logistique, et les besoins spécifiques pour garantir le bon déroulement des activités.
- Création d'un environnement agréable : proposer des initiatives pour maintenir un espace de travail accueillant, propre et conforme aux valeurs de l'organisation.
- Cohésion d'équipe : proposer des initiatives pour renforcer la convivialité, le confort et le bien-être des collaborateurs. Être attentif aux besoins des équipes et les accompagner dans leur quotidien.