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Offre d'emploi
Un(e) Assistant(e) de Direction Générale H/F COMEXX RECRUTEMENT

Détail de l'offre

Quelles sont les missions ?

Rattaché(e) au Directeur Général de l'école et travaillant en étroite collaboration avec la Project Management Officer, vous avez pour mission d'assurer l'assistanat du Directeur Général et de prendre en charge certains dossiers liés à son activité.

Relais du Directeur Général, vous assurez le suivi de la gouvernance de l'école. Vous planifiez ainsi les Conseils d'Administration, les Comités d'Audit ou les COPIL. Vous avez également pour mission la récolte des informations puis la rédaction de la lettre d'information trimestrielle aux membres du Conseil d'Administration. En charge du suivi budgétaire, vous établissez les bons de commandes, pour le compte de la direction générale et suivez les factures à payer.

Vous avez pour mission l'organisation des réunions hebdomadaires du COMEX, en physique ou en visio-conférence. Vous adressez les convocations à chacun de ses membres et gérez la logistique associée. Véritable organisateur (trice), vous préparez les rendez-vous internes et externes, puis vous mettez en forme les dossiers en coordination avec la Project Management Officer.

Responsable des déplacements, vous êtes en lien avec le Travel & Mobility manager. Vous centralisez et mettez en place les documents pour les réunions du COMEX. Vous vous assurez de la bonne coordination et de la gestion des déplacements de chaque participant. Vous gérez donc les réservations d'hôtels, trains ou avions, les demandes de visas et les notes de frais en lien avec l'événement.
Vous réalisez les démarches d'inscription du directeur aux événements internationaux auxquels il participe.
De manière plus générale, vous assurez la logistique des évènements que vous organisez : réservation de salles, commande de collations, réservations des restaurants.

Vous assurez le traitement du courrier du Directeur Général ainsi que les documents à porter à sa signature. Vous gérez également les tâches protocolaires du Directeur Général et rédigez ses courriers, voeux, lettres de remerciement, invitations aux événements internes en son nom... Vous assurez le premier niveau de traitement de ses mails ainsi que la gestion de son agenda. Vous transmettez son planning aux personnes relais des différents campus.

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Quel est le profil idéal ?

Idéalement diplômé(e) d'un BAC+5, vous justifiez d'une expérience similaire réussie d'au moins 5 ans auprès d'une direction générale, idéalement dans un environnement international. Vous avez d'excellentes capacités de communication à l'oral comme à l'écrit et pratiquez l'anglais de manière opérationnelle. La connaissance du secteur académique est un plus.
Votre expérience professionnelle vous a permis d'avoir une très bonne connaissance des réseaux politiques et professionnels du bassin lyonnais. Votre très bonne maitrise des outils bureautiques et de la suite office vous permet d'évoluer avec aisance sous Word, Excel (tableaux croisés dynamiques) ou Powerpoint. Doté(e) un d'un très bon esprit de synthèse, vous savez prioriser et respecter les délais. Reconnu(e) pour votre discrétion et votre sens de la confidentialité, vous avez également de bonnes facultés à gérer votre stress.

Autonome dans vos missions, vous avez aussi le sens du travail en équipe et de la collaboration en transverse. Votre rigueur, votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre proactivité sont des qualités essentielles pour réussir à ce poste.

Doté(e) d'un excellent relationnel, vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'écoute et votre capacité à vous adapter à différents interlocuteurs.

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Qui a publié cette offre d'emploi ?

COMEXX Recrutement, cabinet de recrutement hautes compétences spécialisé dans les domaines Tertiaire et Ingénierie, recrute pour son client, centre de formation reconnu à l'international :

Un(e) Assistant(e) de Direction Générale H/F en CDI
Poste basé à Lyon

 
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