Quelles sont les missions ?

Mon client est un cabinet d'avocats d'affaires international situé à Paris. Il recherche un Office Assistant F/H pour un contrat en intérim. Le poste est à pouvoir dès que possible jusqu'à fin septembre.

Au sein d'une équipe de 4 personnes et sous la supervision du Senior Operations Manager vous occuperez un rôle polyvalent et serez amené à participer à la réalisation de missions de soutien opérationnelles indispensables au bon fonctionnement du Cabinet.

Vous contribuerez à structurer et assumer principalement les missions suivantes :

1. Exploitation, maintenance du site et service aux occupants :
* Se charger de l'entretien et maintenance courante des installations et/ou des interventions en-cours/attendues des prestataires extérieurs, suivi des actions, contrôle des actions et tickets ouverts, participation ponctuelle ;
* Suivre administrativement les dossiers du service
* Recenser et traiter les dysfonctionnements (visuels et structurels) en termes de maintenance et de qualité de service attendu (équipe interne/prestataires externes) ;
* Préparer les bureaux en fonction des arrivées et départs en coordination avec les services connexes (IT, Cleaning...)
* Mise en place et manutention du mobilier en lien avec les événements Clients en coordination avec le service Guest Services
* Escalader les risques et améliorations vers le Senior Operations Manager
2. Reprographie:
* Réceptionner et effectuer les travaux de reprographie conformément aux consignes en priorisant les taches ;
* Editer et effectuer les reliures de divers documents en quantité importantes (reliures, assemblage, découpe, agrafage...) ;
* Intervention et suivi des matériels d'impression
3. Courrier
* Réceptionner les livraisons, notamment de fournitures de bureau ;
* Collecter, trier, distribuer et affranchir quotidiennement les courriers reçus et à envoyer ;
* Réaliser l'expédition et le suivi des envois spécifiques (DHL, Fedex, recommandés) ;
* Assister à la destruction de documents confidentiels
* Ponctuellement assurer des permanences en lien avec l'activité du service dans sa globalité.

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Quel est le profil idéal ?

* Une première expérience dans le domaine est idéalement souhaitée
* Disposant d'excellentes qualités relationnelles ;
* Capacité à travailler sous un haut niveau d'exigence et à respecter des délais serrés ;
* Dynamique, rigoureux et organisé(e), vous appréciez le travail de terrain en y apportant de la réflexion quant aux améliorations possibles ;
* Fortes compétences organisationnelles et sens des priorités.

Qui a publié cette offre d'emploi ?

FYTE Intérim couvre l'ensemble des fonctions supports, tous secteurs confondus afin de recruter les meilleurs talents sur des contrats temporaires. Notre objectif est de répondre au besoin de flexibilité de plus en plus présent des entreprises. Chacun de nos consultants est ultra-spécialisé par fonctions et par secteurs. Fyte Intérim accompagne et conseille ses clients dans leurs projets de recrutements en intérim en proposant des outils digitaux et innovants.

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