Quelles sont les missions ?

Dans le cadre de vos missions, vous avez en charge l'accueil physique et téléphonique en français et en anglais, dans le respect des procédures de l'entreprise. Vous assurez la réception, le dispatch ainsi que l'envoi des courriers nationaux et internationaux.
D'autre part, vous assurez la gestion des consommables et des fournitures de bureaux. De plus, vous effectuez l'organisation des salles de réunion et des événements ponctuels en appliquant les règles de l'entreprise. Vous participez à la planification des Board Meetings.
Par ailleurs, vous assurez une mise à jour régulière des process généraux liés à l'accueil afin de faciliter l'arrivée des intérimaires.
De plus, vous êtes l'interlocutrice privilégiée pour les réservations ponctuelles des hôtels, des restaurants et des taxis via l'interface de l'Agence en ligne ou en direct avec le prestataire.
Aussi, vous vous assurez du regroupement des données concernant les déplacements ainsi que les absences des collaborateurs. Vous effectuez le recueil des informations dans le registre Visiteurs.
Enfin, vous remontez les informations au HSE ou au référent en cas de constat d'anomalie liée à l'accueil des personnes ou au fonctionnement du bâtiment. Vous assurez une liaison avec la société de Facility Management et la société de Ménage.

As part of your missions, you will be in charge of physical and phone welcoming in French and English, in accordance with company procedures. You will be responsible for receiving, dispatching, and sending national and international mail.
You will be handling consumables and office supplies. In addition, you will organise meeting rooms and special events in accordance with company rules. You participate in the planning of Board Meetings.
In this role, you will also regularly update the general reception processes to facilitate the arrival of interim staff.
In addition, you will be the key contact for occasional hotel, restaurant, and taxi bookings via the Agency's online interface or directly with the service provider.
You will also be gathering data on the travels and attendances of employees. You collect the information in the Visitor register.
Finally, you send the information back to the HSE or to the referent in the case of any irregularities related to the reception of people or the operation of the building. You liaise with the Facility Management company and the Household Services company.

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Quel est le profil idéal ?

De formation Bac +2 minimum en Assistanat, vous avez au moins 5 ans d'expérience en tant que réceptionniste dans un environnement international. Vous avez des compétences organisationnelles afin de gérer plusieurs priorités. Vous possédez un excellent relationnel et vous faites preuve de rigueur et d'organisation. Vos solides compétences en matière d'analyse et de synthèse, de communication écrite et verbale et de présentation seront de véritables atouts pour réussir à ce poste. Vous maîtrisez parfaitement Excel et les outils informatiques. La maîtrise parfaite de l'anglais et du français est exigée.

Graduated with a minimum of Bac +2 in Assistantship and have a minimum of 5 years' experience as a receptionist in an international environment. You have organisational skills to manage several priorities. You have excellent interpersonal skills and you are rigorous and organised. Your strong analytical and reporting skills, written and verbal communication and presentation skills will be real assets to succeed in this position. You have a perfect command of Excel and IT tools. Perfect command of English and French is required.

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